Designade inbjudningar
Mejl-inbjudningar med ert varumärke skickas till rätt målgrupp. Personaliserade där det behövs.
Deltagarhantering · Eventproduktion
Deltagarhantering för event som faktiskt funkar.
Anmälan, kommunikation, listor, betalningar, incheckning. Vi sköter all administration kring era deltagare så ni kan fokusera på själva eventet. Allt på ett ställe, alltid uppdaterat.
0 Excel-listor Allt automatiskt
80h+ sparad tid Per event
1000+ deltagare Senaste eventet
Grunderna
Vad är deltagarhantering? Mer än en anmälningssida.
Deltagarhantering är allt arbete som händer före, under och efter ett event för att deltagarna ska få en smidig upplevelse. Anmälan, bekräftelse, påminnelse, incheckning, uppföljning. Det är ofta det som tar mest tid att organisera, men minst syns för deltagarna.
Vi sköter det istället för er. Inga Excel-listor som måste uppdateras manuellt. Inga sena mejl med deltagaruppdateringar. Inga missade allergier eller specialönskemål. Allt samlas på ett ställe med alltid uppdaterad data.
80h+ Sparad tid per event jämfört med manuell hantering. Snitt över våra kunder
98 % Av deltagarna anmäler sig på första försöket med vår process. Snitt över våra event
0 Manuella Excel-listor som måste uppdateras eller dubbelkollas. Standard hos oss
1000+ Deltagare har vi hanterat på enskilda event utan dubbletter. JYSK årsfest 2025
Anmälningsformulär
Anmälan på 30 sekunder, uppdaterad i realtid.
Så här ser en typisk anmälningssida ut. Snyggt, snabbt, varumärkesanpassat. Allt deltagarna fyller i landar direkt i ert dashboard.
Det här ingår i tjänsten.
Sex saker som händer automatiskt så fort en deltagare klickar "Anmäl mig".
- 01
Varumärkesanpassad anmälningssida
Designad efter ert företag och event, inte en generisk mall.
- 02
Inbjudningar och mejlutskick
Designade mail som matchar er stil, skickade till rätt personer vid rätt tidpunkt.
- 03
Live deltagarlistor
Alltid uppdaterad data. Filtrera, sortera och exportera när som helst.
- 04
Fakturering och betalningar
Om eventet är betalt: hantering av betalningar, kvittenser och påminnelser sker automatiskt.
- 05
Specialönskemål och kostval
Allergier, kostval, övernattning, transport. Allt fångas upp och samlas i en lista.
- 06
Support och uppföljning
Vi finns där deltagaren behöver hjälp, och tar fram rapporten efter eventet.
Deltagarens resa
Sex steg, från första klick till sista mejl.
Så här ser deltagarens hela resa ut. Vi sköter varje steg så ni kan fokusera på själva eventet och på era gäster.
Snabb anmälan
Deltagaren fyller i en snygg anmälningssida på 30 sekunder. Allt landar direkt i ert dashboard.
Automatisk bekräftelse
Bekräftelsemejl skickas direkt med eventdetaljer, plats, tid och vad som ingår.
Smarta påminnelser
En vecka innan, dagen innan, samma dag. Vi skickar timade påminnelser så ingen glömmer.
Smidig incheckning
QR-kod eller namnlista på plats. Inga köer, inga papperslistor som tappas bort.
Tack och analys
Tack-mejl, enkät, certifikat om relevant. Sista intrycket är lika viktigt som det första.
Eventtyper
Vi hanterar deltagare för alla typer av event.
Från mindre utbildningstillfällen till stora årsfester. Samma metod, anpassad efter eventets storlek och komplexitet.
100 till 1000+ deltagare
Årsfester och jubileum
Stora interna event för medarbetare och partners. Komplexa specialönskemål, övernattning, transport och catering hanteras smidigt.
- Allergi- och kosthantering i stor skala
- Övernattning och transportkoordinering
- Plus-en och familjemedlemmar
50 till 500 deltagare
Konferenser och möten
Branschkonferenser, kundträffar och kickoffer. Vi hanterar program, speakers, lokalbokningar och hela deltagarflödet.
- Programschema och talarhantering
- Lokalbokningar och tekniska behov
- Workshop-anmälningar parallellt
Återkommande
Utbildningar och kurser
Återkommande utbildningstillfällen och certifieringar. Vi sköter anmälningar för flera tillfällen, kursintyg och uppföljning.
- Flera kurstillfällen i samma system
- Automatiska kursintyg och certifikat
- Väntelista och avbokningshantering
Halvdag · Digitalt
Seminarier och webbinarier
Korta event på halv- eller heldag, fysiskt eller digitalt. Snabb setup, smidig anmälan och automatiska påminnelser.
- Snabb setup på dagar, inte veckor
- Zoom- eller Teams-integration
- Inspelning och delning efter event
Vi hanterar deltagare för alla typer av event
Oavsett om det är 30 personer på en utbildning eller 500 på en stor konferens. Här är de vanligaste eventen vi sköter administrationen för.
Årsfester & jubileum
Stora event där hundratals deltagare ska bokas, mötas och ha kul. Vi hanterar all anmälan, allergier, övernattning och sittplatser. JYSK är en av våra största kunder.
Bäst för: 100-1000+ deltagareKonferenser & möten
Affärskonferenser där deltagare måste registreras till olika seminarier, ha namnskyltar och få rätt material. Vi hanterar parallella spår och tidsschema utan att tappa någon.
Bäst för: 50-500 deltagareUtbildningar & kurser
Återkommande utbildningar där samma personer kan delta flera gånger eller där ni har olika nivåer. Vi hanterar uppdelning, certifikat och deltagarregister över tid.
Bäst för: Återkommande eventSeminarier & webbinarier
Halvdagsseminarier, frukostmöten eller digitala webbinarier. Smidig anmälan, automatiska påminnelser och bra deltagardata efteråt så ni vet vilka som faktiskt kom.
Bäst för: Halvdag & digitalt Referenscase
1 200 medarbetare. Noll Excel-listor.
JYSK Norge bjöd in alla sina medarbetare till en hel helg i Oslo. Hela deltagarhanteringen, från första inbjudan till sista bekräftelse, sköttes via vårt system. Ingen detalj missades.
Läs hela casetAllt flöt på helt enligt planen och ni är helt otroligt duktiga på det ni gör. Så himla tacksam för ECHO Media och er insats på vår årsfest i Oslo där ni tog hand om deltagarhanteringen för våra 1 200 medarbetare.
1 200 Deltagare Hela kedjans medarbetarstyrka, hanterad i ett system.
90 %+ Anmälningsgrad Anmälde sig på första försöket via vår process.
100+ Specialönskemål Allergier, kostval och övernattning hanterade automatiskt.
0 Manuella listor Ingen Excel-fil att uppdatera. Allt automatiskt.
Vanliga frågor
Det ni undrar om deltagarhantering.
De vanligaste frågorna vi får om eventproduktion och deltagarhantering. Saknas något, mejla så svarar vi.
Vad kostar deltagarhantering?
Det beror på event-storlek och omfattning. Mindre event (under 100 deltagare) börjar i ett spann, större event eller löpande hantering över flera tillfällen i ett annat. Vi ger en konkret offert efter genomgången utifrån vad ni faktiskt behöver, inga dolda avgifter.
Hur långt innan eventet bör vi börja?
Helst sex till åtta veckor före eventet, då hinner vi sätta upp anmälningssidan, inbjudningar och påminnelseflöden i lugn och ro. Vi kan hantera kortare framförhållning vid behov, vi har levererat på fyra veckor utan att tappa kvalitet.
Hanterar ni också betalningar?
Ja. Om eventet är betalt sätter vi upp hantering för kort, faktura eller Swish, automatiska kvittenser och påminnelser för obetalda anmälningar. Vi använder etablerade betalningsleverantörer så pengarna landar direkt hos er, vi rör dem aldrig.
Hur ser anmälningssidan ut?
Varumärkesanpassad efter ert event. Vi designar utifrån era färger, typsnitt, logotyp och tonalitet. Den ser ut som en del av er, inte ett generiskt formulär från en tredjepartsleverantör. Se mockuppen ovan för exempel.
Vad händer med deltagardata efter eventet?
Ni äger all data och bestämmer vad som ska sparas eller raderas. Vi följer GDPR och hjälper er sätta upp rutiner för raderingar och samtycken. Ingen data delas vidare, ingen lagras längre än ni vill.
Kan deltagare ändra sin anmälan?
Ja. Varje deltagare får en personlig länk där de kan uppdatera kostval, övernattning eller avboka. Ändringar uppdateras live i ert dashboard, så ni har alltid rätt antal och rätt detaljer.
Vad händer på själva eventdagen?
Vid större event finns vi på plats för incheckning, badge-utskrift och teknisk support. Vid digitala event kopplar vi upp oss på distans. Ni får dedicerade kontaktpersoner som kan systemet utan och innan.
Fler frågor? Boka 30 minuter, kostnadsfritt. Vi svarar på allt.
Boka kostnadsfri genomgång
Nästa steg
Dags att slippa Excel listor och stress?
30 minuter, helt utan kostnad. Vi går igenom ert kommande event, vad ni redan har på plats och var vi kan ta bort manuellt jobb. Ni får en konkret plan att fundera på. Inga säljare, ingen press.
