Deltagarhantering för event, från anmälan till incheckning
Vi sköter anmälan, utskick, deltagarlistor och incheckning åt er i vår egen eventplattform ECHO Event, så att ni kan lägga tiden på själva eventet.
- Ingen appgästen öppnar en länk
- Ändras när som helstäven samma dag
Vad är deltagarhantering? Mer än en anmälningssida
Deltagarhantering är allt arbete som händer före, under och efter ett event för att deltagarna ska få en smidig upplevelse. Anmälan, bekräftelse, påminnelse, incheckning, uppföljning. Det är ofta det som tar mest tid att organisera, men minst syns för deltagarna.
Vi kan sköta det åt er. Svaren landar direkt på rätt person i deltagarlistan, så ingen behöver föra över mejlsvar till ett kalkylark, och kost och allergier hamnar i samma lista som allt annat.
Snabb anmälan, uppdaterad i realtid
Så här ser en anmälningssida ut. Den får er logga och era färger, och allt deltagarna fyller i landar direkt i er deltagarlista.
Eventet
Det här ingår i tjänsten
Fem saker som händer automatiskt så fort en deltagare klickar "Anmäl mig".
Designad efter ert företag och event, inte en generisk mall.
Designade mail som matchar er stil, skickade till rätt personer vid rätt tidpunkt.
Alltid uppdaterad data. Filtrera, sortera och exportera när som helst.
Allergier, kostval, övernattning, transport. Allt fångas upp och samlas i en lista.
Vi finns där deltagaren behöver hjälp, och tar fram rapporten efter eventet.
Sex steg, från första klick till sista mejl
Så här ser deltagarens hela resa ut. Vi sköter varje steg så ni kan fokusera på själva eventet och på era gäster.
1. Designade inbjudningar
Mejl-inbjudningar med ert varumärke skickas till rätt målgrupp. Personaliserade där det behövs.
2. Snabb anmälan
Deltagaren fyller i anmälan i mobilen, och allt landar direkt i er deltagarlista.
3. Automatisk bekräftelse
Bekräftelsemejl skickas direkt med eventdetaljer, plats, tid och vad som ingår.
4. Smarta påminnelser
De som inte har svarat får automatiska påminnelser två veckor, en vecka, fem dagar eller en dag före sista svarsdag, och ni väljer själva vilka.
5. Smidig incheckning
Gästen visar sin QR-kod i dörren, och den som glömt mobilen checkas in på namn.
6. Tack och analys
Dagen efter dyker en enkät upp på deltagarens egen sida, och svaren sammanställs åt er.
Rapporten som går ut av sig själv
Nyckeltal, enkätsvar och resultat samlas på ett papper och mejlas till ledningen med siffrorna i själva mejlet, utan bilaga och utan konto.
Vi hanterar deltagare för alla typer av event
Vi hanterar deltagare till allt från utbildningsdagar till årsfester med över tusen gäster.
Årsfester och jubileum
Stora interna event för medarbetare och partners. Komplexa specialönskemål, övernattning, transport och catering hanteras smidigt.
Allergi- och kosthantering i stor skala
Övernattning och transportkoordinering
Respektive som egen gäst i listorna
Konferenser och möten
Branschkonferenser, kundträffar och kickoffer. Vi lägger upp programmet och håller ordning på hela deltagarflödet.
Upp till trettio programpunkter
Deltagargrupper som VIP, personal och talare
Parallella spår där var och en ser sina egna pass
Utbildningar och kurser
Återkommande utbildningsdagar. Vi sköter anmälan och påminnelser för varje tillfälle.
Nästa tillfälle sätts upp som en kopia av det förra
Påminnelser till dem som inte svarat
Återbud via deltagarens egen länk
1 200 deltagare på JYSK Norges årsfest
JYSK Norge samlade 1 200 deltagare från hela Norge till årsfest i Oslo. Vi byggde anmälningssajten och skötte deltagarhanteringen, från första inbjudan till sista bekräftelse.
Allt flöt på helt enligt planen och ni är helt otroligt duktiga på det ni gör. Så himla tacksam för ECHO Media och er insats på vår årsfest i Oslo där ni tog hand om deltagarhanteringen för våra 1 200 deltagare.
Det ni undrar om deltagarhantering
De vanligaste frågorna vi får om eventproduktion och deltagarhantering. Saknas något, mejla så svarar vi.
Fler frågor? Boka 30 minuter, kostnadsfritt. Vi svarar på allt.
Vad kostar deltagarhantering?
Ett event för upp till 50 deltagare kostar 17 800 kr när ni bygger det själva och 32 200 kr om vi bygger det åt er. Hela pristrappan står på prissidan för ECHO Event.
Hur långt innan eventet bör vi börja?
Helst sex till åtta veckor före eventet, då hinner vi sätta upp anmälningssidan, inbjudningar och påminnelseflöden i lugn och ro. Vi kan hantera kortare framförhållning vid behov, vi har levererat på fyra veckor utan att tappa kvalitet.
Hur ser anmälningssidan ut?
Varumärkesanpassad efter ert event. Vi designar utifrån era färger, typsnitt, logotyp och tonalitet. Den ser ut som en del av er, inte ett generiskt formulär från en tredjepartsleverantör. Se mockuppen ovan för exempel.
Vad händer med deltagardata efter eventet?
Ni äger uppgifterna och kan exportera hela deltagarlistan. Utan fortsatt avtal raderas deltagaruppgifterna automatiskt 90 dagar efter eventet. Ingen data delas vidare.
Kan deltagare ändra sin anmälan?
Ja. Varje deltagare får en personlig länk där de kan uppdatera kostval, övernattning eller avboka. Ändringar uppdateras direkt i er deltagarlista, så ni har alltid rätt antal och rätt detaljer.
Vad händer på själva eventdagen?
Vid större event finns vi på plats för incheckning, badge-utskrift och teknisk support. Vid digitala event kopplar vi upp oss på distans. Ni får dedicerade kontaktpersoner som kan systemet utan och innan.
Följer deltagarhanteringen GDPR?
Ja. Personuppgifterna samlas in med tydligt syfte, lagras i Stockholm och raderas automatiskt 90 dagar efter eventet, om ni inte har avtal om att spara dem. Ni kan exportera allt innan dess. Ni får också underlag för er egen dokumentation, så att GDPR-frågan aldrig blir ett stressmoment.
Vad är ett deltagarhanteringssystem?
Ett system som samlar allt kring era eventdeltagare på ett ställe: anmälningar, bekräftelser, kommunikation, listor, incheckning och uppföljning. Motsatsen till Excel-ark i fem versioner och mejltrådar ingen hittar i. Vi står för både systemet och arbetet runt det.
Funkar det för både fysiska och digitala event?
Ja, och för hybridformat. Anmälan och kommunikation fungerar likadant oavsett, det som skiljer är logistiken kring incheckning respektive länkutskick, och den hanterar vi åt er i båda fallen.
Dags att slippa Excel listor och stress?
30 minuter, helt utan kostnad. Vi går igenom ert kommande event, vad ni redan har på plats och var vi kan ta bort manuellt jobb. Ni får en konkret plan att fundera på. Inga säljare, ingen press.
Vill du se det i praktiken? Läs om hur vi hanterade 1 200 deltagare åt JYSK Norges årsfest.
Ska vi titta på ert event?
Boka ett kostnadsfritt möte så går vi igenom upplägget och visar plattformen live på ert eget event.
- Svar inom 24 timmar
- Första mötet är kostnadsfritt
- Ni ser plattformen med ert eget event
Kostnadsfri demo
Vi sätter upp ert event i plattformen och går igenom det över video. Ni får se anmälan, bord och utskick med era egna förutsättningar.
Boka demoTrettio minuter, inga förpliktelser.