Kundcase JYSK Norge årsfest
Vi hjälpte JYSK Norge med allt kring deltagarhanteringen inför deras event, från kommunikationen med deltagarna till kontakt med hotell, flygbolag och andra externa parter. Det gjorde att allt flöt på smidigt och att de kunde känna sig trygga genom hela processen.
Om
JYSK är ett välkänt internationellt varumärke inom hem och inredning, med verksamhet i flera länder och en stark position på den nordiska marknaden.
I Norge driver JYSK ett stort antal butiker och arbetar aktivt med både kundupplevelse och interna initiativ, där event och medarbetarengagemang är en viktig del av verksamheten.
Utmaning och mål
JYSK Norge arrangerar varje år en stor årsfest där över 1 000 medarbetare från hela landet bjuds in. Med butiker spridda över hela Norge, långa avstånd mellan orter och många olika transportsätt att ta hänsyn till, blev planeringen snabbt både omfattande och komplex. För att eventet skulle fungera krävdes att flyg, tåg, bussar och andra resor synkades med exakta tider, samtidigt som butiker behövde stängas eller bemannas på rätt sätt inför avresa.
Utöver den praktiska logistiken fanns ett stort behov av tydlig deltagarhantering och löpande kommunikation. Alla deltagare behövde få rätt inbjudan, svar behövde samlas in och sorteras, avbokningar och ändringar behövde hanteras och varje person behövde få rätt information inför resan. Det handlade inte bara om att få människor till rätt plats i rätt tid, utan också om att säkerställa att alla visste vilket hotell de skulle bo på, hur resan såg ut, var festen ägde rum, vilka tider som gällde och vilken praktisk information som behövdes på plats, som exempelvis dryckesbongar och annan viktig eventinformation.
När så många deltagare, butiker, resor, hotell och detaljer ska samordnas samtidigt ökar kraven på struktur, noggrannhet och tydliga processer. Målet var därför att skapa en trygg och välfungerande helhetslösning för deltagarhanteringen, där all logistik, kommunikation och administration kunde hållas ihop på ett smidigt sätt. På så sätt kunde JYSK Norge känna sig trygga med att både planeringen och genomförandet fungerade från start till mål, trots ett event med många rörliga delar.
Lösning
För att hantera den omfattande logistiken bakom JYSK Norges årsfest byggde vi upp en tydlig och strukturerad process med hjälp av egenutvecklade system, smarta anmälningslistor och löpande kommunikation med både JYSK och alla externa parter. Genom att samla deltagarhantering, information och koordinering i ett mer sammanhållet arbetssätt kunde vi skapa bättre överblick och minska risken för missar i en process med många rörliga delar.
Vi ansvarade för att hålla ihop kommunikationen kring deltagare, resor, hotell och praktisk eventinformation, vilket gjorde att både JYSK och externa leverantörer hela tiden hade rätt underlag att arbeta utifrån. Det innebar bland annat att hantera anmälningar, ändringar, avbokningar, hotellfördelning, reseinformation och övriga detaljer kopplade till genomförandet. Genom att arbeta nära både hotell, flygbolag och andra samarbetspartners kunde vi säkerställa att varje del av logistiken fungerade tillsammans på ett smidigt sätt.
En viktig del av lösningen var också att se till att deltagarna fick tydlig och relevant information inför eventet. Det handlade om allt från inbjudningar och bekräftelser till information om resa, hotell, festlokal, tider, dryckesbongar och andra praktiska detaljer som behövdes för att upplevelsen skulle bli så enkel och tydlig som möjligt för varje enskild deltagare. På plats ansvarade vi även för utdelningen av över 1 000 goodie bags, som var en present från JYSK till samtliga medarbetare. Det blev en uppskattad del av helhetsupplevelsen.
Helheten resulterade i ett välfungerande upplägg där JYSK kunde spara både tid och pengar, samtidigt som risken för fel minimerades genom hela processen. Efter årsfesten genomförde vi även en undersökning kring helhetsupplevelsen, inklusive de delar vi ansvarade för, där resultatet visade mycket positiv respons från deltagarna. Det gav ett tydligt kvitto på att lösningen inte bara fungerade i praktiken, utan också uppskattades av dem den var till för.
''Allt flöt på enligt planen''
Så himla tacksam för ECHO MEDIA och er insats på vår årsfest i Oslo där ni tog hand om deltagarhanteringen för våra 1200 medarbetare! Allt flöt på helt enligt planen och ni är helt otroligt duktiga på det ni gör!
Martina Pohjanen, Country Director JYSK Norge
Vi hjälper företag att planera, strukturera och hantera allt som krävs för att ett event ska fungera smidigt från början till slut. Från anmälningar, kommunikation och deltagarlistor till samordning med hotell, resor och annan praktisk information.
Fyll i formuläret så hör vi av oss för ett första samtal om ert event, era behov och hur vi kan hjälpa er skapa en trygg och välorganiserad lösning.