Vad kostar en personalfest per person? Så räknar du

Frågan kommer alltid först, och svaret är alltid ett spann. En personalfest kan landa på 600 kronor per person eller på 4 000, utan att någon av dem är fel. Skillnaden ligger sällan i festen i sig utan i tre val: var ni är, hur många som behöver resa och om ni bygger kvällen själva.

Här är hur kostnaderna brukar fördela sig, med två räkneexempel och de poster som oftast glöms bort.

Det som styr priset mest

Mat och dryck är den enskilt största posten och den enda som skalar rakt med antalet gäster. Lokal, teknik och underhållning är däremot fasta kostnader som blir billigare per person ju fler ni är. Det är därför en fest för 40 ofta känns dyrare per huvud än en för 200, trots att den upplevs enklare.

Den tredje faktorn är geografin. Så fort deltagarna behöver flyg eller hotellnatt fördubblas ofta budgeten per person, och administrationen växer ännu snabbare än kostnaden.

Ungefärliga poster per person

Middag med dryckespaket ligger vanligtvis mellan 700 och 1 400 kronor per person i restaurang eller festvåning. Lokalhyra utan mat brukar hamna på 100 till 400 kronor per person beroende på storlek. Underhållning, från en DJ till artist, landar oftast mellan 150 och 600 kronor per person. Teknik och scen tillkommer om lokalen inte har det.

Ska deltagarna resa tillkommer hotellnatt, oftast 1 000 till 1 800 kronor, plus biljetter. Räkna dessutom med bussar på plats om festlokalen ligger en bit från hotellet.

Räkneexempel: 90 personer på hemmaplan

En avdelningsmiddag i den egna staden, med trerätters och dryckespaket på 950 kronor, lokal i restaurangens egen sal, DJ för 12 000 kronor och lite dekor. Det landar på ungefär 1 250 kronor per person, alltså kring 112 000 kronor totalt. Ingen reser, ingen bor över, och administrationen handlar mest om anmälan och specialkost.

Räkneexempel: 250 personer med resa och hotell

Årsfest dit hälften flyger in. Middag och dryck 1 200 kronor, festvåning och teknik 500 kronor per person, artist 90 000 kronor, hotell för 130 personer och bussar mellan hotell och lokal. Här hamnar ni kring 3 400 kronor per person, alltså runt 850 000 kronor, och nu är det inte längre festen som är svår utan logistiken.

Posterna som brukar glömmas

Specialkost som beställs för sent och debiteras som tillägg. Garderob och vakt. Övertid för lokalen om festen drar över. Transport hem sent på natten. Goodie bags, som nästan alltid beställs i fel antal eftersom det slutliga deltagarantalet kommer för sent.

Den dolda posten är arbetstiden. Någon hos er sitter i flera veckor med anmälningar, ändringar, hotellistor och frågor från deltagare. Den kostnaden syns aldrig i offerten men är ofta värd fler timmar än hela underhållningen.

Vad administrationen kostar att lösa

Ett anmälningssystem som håller ihop anmälan, specialkost, resa, hotell och bordsplacering kostar mindre än den arbetstid det ersätter. Vår egen eventplattform börjar på 17 800 kronor per event, och hela trappan står öppet utskriven på sidan om vad ECHO Event kostar.

Åt JYSK Norge höll vi ihop 1 200 deltagare från hela Norge, med hotellfördelning och resor inräknat. Hela upplägget står i referenscaset om JYSK årsfest.

Så håller ni budgeten utan att det märks på festen

Sätt deadline för anmälan tidigare än ni tror att ni behöver, för varje sen ändring kostar pengar hos restaurangen. Förhandla dryckespaket i stället för fri bar. Lägg pengarna på det gästerna minns, alltså maten och kvällens höjdpunkt, och håll igen på dekor. Och räkna med tio procent i buffert, eftersom något alltid tillkommer i sista veckan.

Snabb överslagsformel

Ta mat och dryck per person, lägg till lokal och underhållning delat på antalet gäster, och lägg till resa och hotell för dem som behöver det. Multiplicera sedan med 1,1 för buffert. För de flesta fester på hemmaplan hamnar ni mellan 1 100 och 1 800 kronor per person, och med resa och övernattning mellan 2 800 och 4 000.

Vanliga frågor

Vad är rimligt att lägga per person? Det beror mer på tillfället än på branschen. En avdelningsmiddag brukar landa runt 1 000 till 1 500 kronor, en årsfest med artist och övernattning på det tredubbla. Sätt beloppet innan ni börjar titta på lokaler, annars styr lokalen budgeten.

Är personalfesten avdragsgill? Vissa kringkostnader är det, medan mat och dryck i huvudsak inte är det, och momsen får lyftas på ett begränsat underlag. Reglerna ändras med jämna mellanrum, så stäm av med er redovisningsbyrå i stället för att utgå från vad som gällde förra året.

Hur mycket bör vi räkna för sena ändringar? Fem till tio procent av matbudgeten. Det är det vanligaste överdraget, och det uppstår nästan alltid för att sista anmälningsdag sattes för nära eventet.

Vill ni ha hjälp att räkna på ert event?

Berätta hur många ni är, var de kommer ifrån och vad ni vill att kvällen ska innehålla, så räknar vi på det tillsammans. Vi säger också rakt ut vad ni inte behöver lägga pengar på.