Vad betyder OSA? Så skriver ni det i inbjudan och får svar i tid

Längst ner på inbjudan står det ofta OSA och ett datum, som ”OSA senast 7 november”. Förkortningen betyder om svar anhålles, alltså att den som bjuder vill ha ett svar. Det gäller både den som kommer och den som inte kan, och just där brukar det gå fel.

OSA betyder om svar anhålles

Att anhålla om något är ett gammalt, formellt uttryck för att be om något. OSA är den svenska motsvarigheten till RSVP på engelska inbjudningar, som kommer från franskans répondez s’il vous plaît, var vänlig svara. Förkortningen skrivs både OSA och o.s.a. och betyder samma sak.

Den har ingenting med verbet osa att göra, som när det osar bränt från köket.

Ska man svara även om man inte kommer?

Ja. OSA ber om ett svar, oavsett om det är ja eller nej. Den som bjuder behöver veta hur många som kommer, och det går bara att räkna om alla har svarat. Tystnad betyder ingenting, varken ja eller nej, och det är just de tysta som gör att en restaurang får fel antal.

Vill ni bara höra från dem som inte kan komma, till exempel till ett återkommande möte, skriv det rakt ut: ”Meddela senast [datum] om du inte kan komma.” Då vet alla att inget svar betyder att man kommer.

Så skriver ni OSA i inbjudan

Tre saker ska stå med: ett datum, ett enda sätt att svara och vad svaret ska innehålla. Några exempel att utgå från:

OSA senast den [datum] till [namn], [mejladress].

OSA senast den [datum] via länken. Skriv samtidigt om du har allergier eller äter specialkost.

OSA senast den [datum]. Respektive är välkomna. Skriv i så fall namnet i svaret.

Skriv alltid ett datum. Med ”snarast” finns det inget att påminna om, och ingen vet när det är för sent. Be också om allt i samma svar, annars får ni ställa samma fråga en gång till.

Därför svarar inte alla

Oftast är det för krångligt att svara. Svaret kräver ett eget mejl, det är oklart vem det ska till, eller så ligger sista dagen så långt fram att inbjudan hinner sjunka ner i inkorgen. En del svarar dessutom muntligt i korridoren och räknar med att det räcker.

Det som hjälper är ett enda ställe att svara på och en påminnelse till dem som inte har svarat, ungefär halvvägs till sista dagen. Hur många som brukar tacka ja på olika sorters event, och hur mycket påminnelserna gör, har vi skrivit om i inlägget om svarsfrekvens på företagsevent.

OSA i ett formulär i stället för i mejlen

När svaret lämnas i ett formulär blir OSA en knapp: kommer eller kommer inte, och under den frågorna om kost, medföljande och hemresa. Varje svar hamnar på rätt person i samma lista, och ingen behöver föra över något från mejlen. Så fungerar vårt anmälningsformulär för event.

Vill ni att svaren kommer in av sig själva?

I ECHO Event får varje gäst en egen länk i inbjudan, och påminnelsen går bara ut till dem som ännu inte har svarat. Ni ser hela tiden hur många som tackat ja och vilka som inte har svarat. Läs mer om hur en digital inbjudan fungerar.