Så många tackar ja: räkna med svarsfrekvensen på företagsevent

Ni bjuder in 300 medarbetare. Hur många kommer? Frågan avgör matbeställning, bussar, hotellrum och lokal, och den ställs alltid för sent. Svaret går att uppskatta bättre än de flesta tror, och framför allt går det att påverka.

Vad som är normalt

För ett internt event på arbetstid tackar de flesta ja, ofta 85 till 95 procent. Läggs festen på en fredagskväll utanför arbetstid sjunker det, gärna till 65 till 80 procent. Kräver eventet en övernattning eller egen resa landar många på 55 till 75 procent. Har ni deltagare från flera orter varierar siffran kraftigt mellan orterna, och det är där planeringen brukar spricka.

Det som faktiskt styr svarsfrekvensen

Tidpunkten på året spelar mindre roll än ni tror. Det som styr är hur tidigt inbjudan går ut, om chefen på plats säger något om eventet, och hur enkelt det är att svara. En inbjudan som kräver inloggning eller ett svar via mejl till en person tappar tiotals procentenheter jämfört med en länk som besvaras på tolv sekunder i mobilen.

Räkna baklänges från deadline

Sätt sista svarsdag minst tre veckor före eventet och räkna med att en tredjedel av svaren kommer de sista två dygnen. Det är helt normalt och inget att bli nervös över, men det betyder att ni inte kan läsa av läget en vecka innan och dra slutsatser. Titta i stället på svarstakten jämfört med samma punkt förra året.

Påminnelser gör mer än inbjudan

Den första inbjudan ger oftast hälften av svaren. Resten kommer på påminnelser. Två stycken räcker: en cirka en vecka före deadline och en dagen före. Skicka dem bara till dem som inte svarat, annars läser alla andra dem som brus och slutar öppna era utskick. Det förutsätter att systemet vet vem som svarat, vilket kalkylarket inte gör.

Ja är inte samma sak som kommer

Räkna med ett bortfall på tre till åtta procent mellan ja och faktiskt närvarande, mer om eventet kräver resa. Sjukdom, barn som blir sjuka och möten som krockar. Beställ mat efter antalet ja, men ha en dialog med restaurangen om hur sent ni kan justera nedåt utan kostnad.

Räkneexempel: 300 inbjudna till fredagsfest

Ni bjuder in 300 personer till en fest utanför arbetstid, utan övernattning. Räkna med 70 till 80 procent ja, alltså 210 till 240 personer. Av dem uteblir tre till fem procent, så beställ mat för omkring 210. Ligger ni på 55 procent ja två veckor före deadline är det normalt, för de sista dagarna brukar lyfta siffran med tio till femton procentenheter.

Med övernattning för hälften av gruppen sjunker ja-andelen till kanske 65 procent, och spridningen mellan orterna blir stor. Då behöver ni läsa siffran per ort, inte totalt, eftersom hotellbokningen görs per ort.

Följ svarstakten, inte bara summan

Notera antal ja efter en vecka, efter halva tiden och två dagar före deadline. Tre mätpunkter räcker för att se om ni ligger i fas. Har ni siffrorna från förra året är de mer värda än vilket riktvärde som helst, eftersom er egen personal beter sig ungefär likadant varje år.

Vanliga frågor

Ska vi kräva svar även av dem som inte kommer? Ja. Ett nej är värt lika mycket som ett ja i planeringen, och utan det vet ni inte om tystnaden betyder nej eller att mejlet hamnade i skräpposten.

Hur många påminnelser är för många? Två räcker, tre är taket. Skicka bara till dem som inte svarat, annars slutar folk öppna era utskick.

Vad gör vi med dem som svarar efter deadline? Bestäm i förväg. Antingen tar ni emot dem i mån av plats, eller så är deadline en deadline. Det viktiga är att svaret är samma för alla, för annars blir det förhandling i sista veckan.

Siffrorna ni ska ha innan ni beställer

Antal ja, antal nej, antal som inte svarat, fördelning per ort eller avdelning, antal med specialkost, antal med medföljande och antal som behöver hotell. Alla sju behövs samtidigt, och de behöver komma från samma källa. Ligger de i olika dokument stämmer de aldrig med varandra.

Så gör vi det

Varje deltagare får en personlig länk och svarar utan att skapa konto. Svaren hamnar direkt i den digitala gästlistan, påminnelser går automatiskt till dem som inte svarat, och specialkost och resa samlas in i samma anmälningsformulär. Ni ser svarsfrekvensen i realtid i stället för att fråga runt.

Vill ni ha koll före nästa event?

Berätta hur många ni bjuder in och när svaren behöver vara inne, så visar vi hur upplägget ser ut i eventplattformen.