Så väljer ni system för deltagarhantering

Excel-listan börjar alltid oskyldigt. Sen kommer ändringarna: någon byter mejladress, tre personer har allergier som hamnade i fel kolumn, och två dagar före eventet vet ingen säkert vilka som kommer. Ett system för deltagarhantering finns till för att ni aldrig ska hamna där. Här går vi igenom vad ett bra system ska klara och vilka frågor ni ska ställa innan ni väljer.

Vad ett system för deltagarhantering ska klara

Oavsett om ni arrangerar en konferens för 40 personer eller en företagsfest för över tusen är behoven i grunden samma. Ett komplett system täcker hela resan:

• Inbjudan och anmälan. En anmälningssida där deltagaren själv fyller i sina uppgifter, kostpreferenser och val av programpunkter. Datan hamnar rätt från början, för att deltagaren skrev in den själv.
• OSA och påminnelser. Automatiska påminnelser till de som inte svarat, så att ni slipper jaga folk manuellt.
• Deltagarlista i realtid. Ni ska alltid kunna se exakt hur många som kommer, vilka som tackat nej och vilka som inte svarat än.
• Betalning. Om eventet kostar något ska anmälan och betalning ske i samma flöde.
• Kommunikation. Utskick till alla anmälda, eller bara till en grupp, till exempel de som ska med på middagen.
• Incheckning och namnbrickor. QR-kod i bekräftelsemejlet, skanning vid dörren och namnbrickor som skrivs ut från samma data som anmälan.
• Uppföljning. Enkät efteråt och statistik på hur många som dök upp.

Sju frågor att ställa innan ni väljer

1. Hur många event kör ni per år? Ett enda årligt event har andra krav än en organisation som arrangerar varje månad.
2. Behöver ni ta betalt? Betalfunktioner skiljer mycket mellan systemen, kolla avgifter per transaktion.
3. Ska deltagarna göra egna val? Seminariespår, måltider, hotellnätter och resor kräver mer av anmälningsformuläret än ett enkelt ja eller nej.
4. Vem ska jobba i systemet? Om flera kollegor ska dela på arbetet behöver ni roller och behörigheter.
5. Hur hanteras personuppgifter? Deltagardata är personuppgifter. Systemet ska göra det lätt för er att följa GDPR, till exempel att gallra uppgifter efter eventet. Ansvaret för uppgifterna ligger ändå kvar hos er som arrangör.
6. Funkar det på plats? Incheckning ska gå snabbt i entrén, även när wifi är segt och kön växer.
7. Vad händer efter eventet? Enkäter, närvarostatistik och möjlighet att föra över listan till ert kundregister avgör hur mycket ni lär er till nästa gång.

Gratis anmälningssystem eller betalt?

För små, enkla event kan ett gratis anmälningsformulär räcka. Men gränsen kommer fort. När ni behöver påminnelser, grupputskick, incheckning eller betalning står ni ofta och klistrar ihop tre olika verktyg med export och import mellan dem. Då är risken för fel större än med ett samlat system, och tiden ni lägger på administration äter snabbt upp det ni sparade.

Eller ska någon annan sköta hela flödet?

Det tredje alternativet är att inte hantera systemet själva alls. Vi på ECHO Media bygger och driver deltagarhantering för event och konferenser som en tjänst: anmälningssida, påminnelser, deltagarlista, utskick, incheckning och uppföljning, och ni har en kontaktperson hos oss.

Ett exempel: när JYSK Norge samlade 1 200 deltagare till årsfest i Oslo skötte vi hela deltagarflödet, från inbjudan till goodiebagarna på plats. Från första genomgången till öppen anmälan tog det fyra veckor. Ni kan läsa mer i caset om JYSK:s årsfest.

Vanliga frågor