Så väljer du system för deltagarhantering

Excel-listan börjar alltid oskyldigt. Sen kommer ändringarna: någon byter mejladress, tre personer har allergier som hamnade i fel kolumn, och två dagar före eventet vet ingen riktigt vilka som faktiskt kommer. Ett system för deltagarhantering finns till för att du aldrig ska hamna där. Här går vi igenom vad ett bra system ska klara och vilka frågor du ska ställa innan du väljer.

Vad ett system för deltagarhantering ska klara

Oavsett om du arrangerar en konferens för 40 personer eller en företagsfest för över tusen är behoven i grunden samma. Ett komplett system täcker hela resan:

• Inbjudan och anmälan. En anmälningssida där deltagaren själv fyller i sina uppgifter, kostpreferenser och val av programpunkter. Datan hamnar rätt från början, för att deltagaren skrev in den själv.
• OSA och påminnelser. Automatiska påminnelser till de som inte svarat, så att du slipper jaga folk manuellt.
• Deltagarlista i realtid. Du ska alltid kunna se exakt hur många som kommer, vilka som tackat nej och vilka som inte svarat än.
• Betalning. Om eventet kostar något ska anmälan och betalning ske i samma flöde.
• Kommunikation. Utskick till alla anmälda, eller bara till en grupp, till exempel de som ska med på middagen.
• Incheckning och namnbrickor. QR-kod i bekräftelsemejlet, skanning vid dörren och namnbrickor som skrivs ut från samma data som anmälan.
• Uppföljning. Enkät efteråt och statistik på hur många som faktiskt dök upp.

Sju frågor att ställa innan du väljer

1. Hur många event kör ni per år? Ett enda årligt event har andra krav än en organisation som arrangerar varje månad.
2. Behöver ni ta betalt? Betalfunktioner skiljer mycket mellan systemen, kolla avgifter per transaktion.
3. Ska deltagarna göra egna val? Seminariespår, måltider, hotellnätter och resor kräver mer av anmälningsformuläret än ett enkelt ja eller nej.
4. Vem ska jobba i systemet? Om flera kollegor ska dela på arbetet behöver ni roller och behörigheter.
5. Hur hanteras personuppgifter? Deltagardata är personuppgifter. Systemet ska hantera GDPR, gallring och samtycke åt dig.
6. Funkar det på plats? Incheckning ska gå snabbt i entrén, även när wifi är segt och kön växer.
7. Vad händer efter eventet? Enkäter, närvarostatistik och export till ert CRM avgör hur mycket ni lär er till nästa gång.

Gratis anmälningssystem eller betalt?

För små, enkla event kan ett gratis anmälningsformulär räcka. Men gränsen kommer fort. När du behöver påminnelser, grupputskick, incheckning eller betalning står du ofta och klistrar ihop tre olika verktyg med export och import mellan dem. Då är risken för fel större än med ett samlat system, och tiden du lägger på administration äter snabbt upp det du sparade.

Eller ska någon annan sköta hela flödet?

Det tredje alternativet är att inte hantera systemet själv alls. Vi på ECHO Media bygger och driver deltagarhantering för event och konferenser som en tjänst: anmälningssida, påminnelser, deltagarlista, utskick, incheckning och uppföljning, med en kontaktperson i stället för en supportkö.

Ett exempel: när JYSK skulle samla 1 200 medarbetare till årsfest i Oslo hanterade vi hela deltagarflödet, från anmälan till incheckning, med fyra veckor från start till genomfört event. Du kan läsa mer i caset om JYSK:s årsfest.

Vanliga frågor