Planera personalfest: checklista fas för fas

En personalfest spricker sällan på festen. Den spricker på att några beslut togs för sent, oftast datum, budget och sista anmälningsdag. Här är ordningen som brukar hålla, med tidsramar för ett event på femtio till trehundra personer.

Tolv veckor före: datum och ram

Bestäm datum, ungefärlig budget och vilka som är bjudna. Boka lokal och eventuell artist nu. De populäraste fredagarna i november och december brukar vara bokade redan i augusti, så ligger festen då behöver ni börja tidigare än tolv veckor före. Utse en person som har sista ordet. En grupp beslutar långsamt, och festdatumet flyttar sig inte.

Tio veckor före: upplägget

Tider, mat, dryck, underhållning och om det blir övernattning. Ju tidigare övernattningsfrågan är avgjord, desto billigare blir hotellrummen. Skriv ihop det till en enkel beskrivning som går att skicka ut, för det är den som blir inbjudan.

Åtta veckor före: inbjudan ut

Skicka inbjudan med sista svarsdag satt till minst tre veckor före eventet. Fråga om allt ni behöver samtidigt: om personen kommer, specialkost, medföljande, resesätt och behov av hotell. En andra fråga två veckor senare får betydligt färre svar än den första. Vi har skrivit om hur en digital inbjudan med OSA fungerar i praktiken.

Sex veckor före: påminnelse ett

Skicka bara till dem som inte svarat. Passa på att fråga lokalen när de senast vill ha slutligt antal, för den styr er egen tidsplan mer än något annat.

Fyra veckor före: halvtid

Nu ska ni ha svar från de flesta. Boka bussar om det behövs, bestäm bordsplaceringen översiktligt och beställ det som har lång leveranstid, som tryck och presentpåsar. Räkna med att antalet ändras med några procent, och beställ därefter.

Tre veckor före: sista svarsdag

Räkna med att många svar kommer de sista dygnen. Skicka en sista påminnelse dagen före sista svarsdag. Efter sista svarsdag: lås antalet mot restaurangen, färdigställ bordsplaceringen och skicka kostlistan till köket.

Sista veckan: praktisk information

Alla ska veta tid, plats, klädkod, hur de tar sig dit, var de bor och vem de ringer om något krånglar. Skicka det som ett eget utskick, gärna med bordsnumret. Det här utskicket sparar mer tid än något annat, eftersom det tar bort nästan alla frågor kvällen före.

Vem gör vad

Utse tre roller, även om ni är ett litet företag. En som äger helheten och tar besluten. En som håller i anmälan, kosten och utskicken. En som är kontaktperson på plats under kvällen, alltså den vars nummer står i det sista utskicket. Ligger alla tre rollerna på samma person blir det den personen som missar sin egen fest.

Budget att utgå från

Räkna per person och dela upp budgeten i mat och dryck, lokal och underhållning. Ska deltagarna resa tillkommer hotell och biljetter. Be om priser från lokal och restaurang tidigt, så att budgeten bygger på riktiga offerter. Lägg tio procent i buffert, för något tillkommer alltid den sista veckan, oftast transport eller extra personal.

De beslut som alltid tas för sent

Om medföljande är bjudna. Om företaget betalar hemresan. Om det blir sittande middag eller buffé, vilket avgör om ni behöver bordsplacering. Och vem som håller tal. Alla fyra går att bestämma tolv veckor före och kostar tid varje vecka de skjuts upp.

Vanliga frågor

Hur många tackar ja? På en fest utanför arbetstid svarar sällan alla ja, och några av dem som tackat ja uteblir ändå. Räkna med det när ni beställer.

När ska sista anmälningsdag vara? Minst tre veckor före, och alltid några dagar före lokalens egen sista dag, så att ni har marginal.

Behöver vi bordsplacering? Vid sittande middag över femtio personer: ja. Det är också det enklaste sättet att blanda avdelningar, vilket är hela poängen med en gemensam fest.

Dagen efter

Skicka en kort utvärdering medan minnet är färskt, samla bilderna på ett ställe och skriv ner vad som ska göras annorlunda nästa år. Där börjar nästa års planering. Planerar ni en konferens i stället finns vår checklista för konferens.

Vill ni ha hjälp att hålla ihop det?

Vi kan ta anmälan, utskicken och deltagarfrågorna åt er, eller bara ge er systemet. Berätta hur ert upplägg ser ut så säger vi vad som är värt att lägga ut.