Julbord för företag: budget, tider och det som brukar gå fel

Julbordet är det event flest företag gör och minst planerar. Det beror på att det känns enkelt: boka restaurang, skicka mejl, dyk upp. Sedan blir det november och alla bra fredagar är borta, halva gruppen har inte svarat och köket vill ha kostlistan i morgon.

Boka redan i augusti

Fredagarna mellan mitten av november och jul går åt först, och populära ställen kan vara fullbokade redan i september. Kan ni lägga julbordet på en torsdag eller i början av december får ni både bättre bord och bättre pris.

Det här påverkar priset

Priset per person skiljer sig mycket mellan restauranger och orter, så be om offert från två eller tre ställen och fråga vad dryckespaketet kostar för sig. Lägg till lokalhyra om ni vill ha eget rum, och underhållning om kvällen ska fortsätta efter maten.

Skatteregler i korthet

Intern representation för personalfest är avdragsgill för vissa kringkostnader, medan själva maten och drycken inte är avdragsgill. Momsen får lyftas på ett begränsat underlag per person. Reglerna ändras med jämna mellanrum och skiljer sig åt om medföljande är med, så stäm av med er redovisningsbyrå i stället för att gissa. Det som brukar bli fel är att medföljande bjuds utan att någon tänkt på hur det bokförs.

Fråga om allt samtidigt

Anmälan, specialkost, om medföljande följer med och om personen behöver skjuts hem hör ihop. Skickar ni en inbjudan i oktober och frågar om kost i november får ni jaga hälften av svaren. Vi har en egen sida om anmälan till julbord som visar hur det ser ut för gästen.

Specialkosten är det som oftast krånglar

Julbord är buffé, och därför tror många att specialkosten löser sig av sig själv. Det gör den inte. Glutenfritt, laktosfritt och vegetariskt behöver beställas i antal, och allergier behöver köket veta om i förväg. Samla in det i anmälan och skicka en färdig lista till köket. Mer om det på sidan om specialkost på event.

Räkneexempel: 60 personer på restaurang

Julbord 690 kronor per person, dryckespaket med två glas vin och öl 320 kronor, eget rum 4 000 kronor och en spellista i stället för DJ. Det landar på ungefär 1 077 kronor per person, alltså kring 64 600 kronor. Lägger ni till DJ för 9 000 kronor och en välkomstdrink för 95 kronor per person hamnar ni på drygt 1 300 kronor per person.

Räkneexempel: 180 personer i festvåning

Catering 780 kronor per person, dryck 390 kronor, lokalhyra 35 000 kronor, ljud och ljus 22 000 kronor, artist 60 000 kronor och personal i garderob. Ungefär 1 830 kronor per person, alltså runt 330 000 kronor. Här är det de fasta posterna som styr budgeten, och därför blir samma kväll mycket dyrare per person om ni bara är 80.

Tidslinjen som håller

Augusti: boka lokal och datum. September: bestäm upplägg och budget. Början av oktober: skicka inbjudan med sista svarsdag i början av november, gärna utifrån någon av våra färdiga texter till inbjudan. Mitten av oktober: påminnelse till dem som inte svarat. Början av november: lås antalet, skicka kostlistan. Veckan före: praktisk information till alla. Den som ligger två veckor efter den här kedjan får betala för det, oftast i form av sämre lokal eller fler sena tillägg.

Vanliga frågor

Ska medföljande bjudas? Det är en kulturfråga, men bestäm tidigt, eftersom det påverkar både budget och bokföring. Bjuder ni medföljande, skriv ut om företaget betalar maten men inte drycken, så slipper ni diskussionen på plats.

Hur sent kan vi ändra antalet? Restaurangerna vill ha ett slutligt antal några dagar före och debiterar för dem som anmälts efter den punkten. Fråga om det redan vid bokningen och lägg er egen sista svarsdag två dagar innan deras.

Alkoholfritt då? Fråga i anmälan hur många som vill ha alkoholfritt, och se till att det finns något bättre än läsk.

De fyra sakerna som brukar krångla

Sena avhopp som ni betalar för ändå, eftersom restaurangens sista dag för ändringar passerat. Medföljande som dyker upp utan att vara anmälda. Alkoholfria alternativ som tar slut efter en timme. Och hemresan, som ingen tänkt på förrän klockan är halv ett.

Skicka praktisk information dagen innan

Tid, adress, klädkod, hur man tar sig hem och vem man ringer. Ett kort utskick kvällen före tar bort nästan alla frågor och gör att kvällen börjar i tid.

Vill ni ha julbordet i ett system?

Anmälan, kost, medföljande och utskick i samma flöde, med påminnelser som går av sig själva. Se hur det hänger ihop på sidan om eventplattformen.