Inbjudan till julbord: tre färdiga texter och det som ska stå med

Lokalen är bokad och datumet satt. Kvar är inbjudan, som avgör hur mycket extra jobb resten av hösten blir. Saknas hemresan eller frågan om specialkost kommer följdfrågorna, och svaren droppar in i chatten, i mejltrådar och i korridoren.

Det här ska stå i inbjudan

Inbjudan behöver inte vara lång, men de här uppgifterna ska finnas med:

• dag, datum och starttid, gärna också ungefär när kvällen slutar
• restaurangens namn och adress
• vad företaget bjuder på och vad var och en betalar själv
• sista dag att svara och hur man svarar
• frågan om allergier och specialkost
• om respektive eller andra medföljande är välkomna
• klädkod, om ni har en
• hur man tar sig hem
• vem man frågar om något är oklart

Punkten som oftast fattas är den om vad som ingår. Står det ingenting om att vinet till maten är betalt men att baren efteråt inte är det, kommer frågan till er dagen innan, gärna från flera personer.

Skicka den i början av oktober

För ett julbord i slutet av november eller i början av december är början av oktober rätt tid för inbjudan, med sista svarsdag i början av november. Då hinner ni påminna dem som inte svarat i mitten av oktober och ge restaurangen ett säkert antal och en kostlista i god tid. Hela kedjan från bokning till kvällen innan har vi gått igenom i tidslinjen för julbordet.

Ligger julbordet senare i december kan inbjudan gå ut några veckor senare, men ordningen är densamma. Fråga restaurangen vilket datum de vill ha ert slutliga antal och lägg sista svarsdag en bit före det.

En klassisk inbjudan att kopiera

Den passar när inbjudan kommer från ledningen eller HR. Byt ut det som står inom hakparentes.

Hej alla,

Välkomna på julbord [dag] den [datum] klockan [tid] på [restaurang], [adress]. Vi äter gott tillsammans och tackar varandra för året som gått. [Maten och drycken till maten bjuder företaget på.]

Svara senast den [datum] via [länk eller mejladress]. Skriv samtidigt om du har allergier eller äter specialkost, så att köket kan planera. [Respektive är välkomna. / Kvällen är för oss som jobbar här.]

Klädkoden är [klädkod]. [Taxi hem beställer vi gemensamt. / Bussen tillbaka går klockan …] Har du frågor kan du höra av dig till [namn] på [telefon].

Varmt välkomna,
[namn]

En avslappnad variant för mindre arbetsplatser

Den passar arbetsplatser där alla känner alla, eller när inbjudan går ut i Teams eller Slack.

Dags för sill, prinskorv och lite för mycket julmust. Julbordet blir [dag] den [datum] på [restaurang]. Vi ses där klockan [tid].

Svara i länken senast [datum]: [länk]. Där fyller du också i om det är något du inte äter och om du vill ta med någon. [Efter maten går vi vidare till …]

Påminnelsen till dem som inte svarat

Den går ut i mitten av oktober och bara till dem som inte har svarat. Den som redan svarat ska inte behöva undra om svaret kom fram.

Hej [förnamn], vi saknar ditt svar till julbordet den [datum] på [restaurang]. Svara gärna senast [datum] här: [länk]. Det tar en minut, och du fyller i specialkost i samma svar.

Ställ frågorna så att svaren går att använda

Ber ni om svar på mejl får ni fritext tillbaka. Ett svar som ”jag äter inte så mycket fisk” går inte att skicka vidare till köket. Ge fasta val i stället: äter allt, vegetariskt, veganskt eller annat. Lägg sedan en egen rad för allergier. Samma sak gäller medföljande och hemresa: ett ja eller nej och en rad för namn.

Glöm inte dem som är föräldralediga eller tjänstlediga. Många vill bli tillfrågade även om de inte kan komma, och det är lättare att fråga alla än att i efterhand förklara varför någon inte fick inbjudan.

Mejl, kort eller länk

Ett tryckt kort känns högtidligt, men svaren kommer tillbaka på lika många sätt som det finns gäster. Ett vanligt mejl är snabbt att skicka och tungt att följa upp, eftersom varje svar blir ett nytt mejl som ska föras in i en lista. Med en digital inbjudan får varje medarbetare en egen länk, svaren hamnar i samma lista och påminnelsen går bara till dem som inte svarat.

Vill ni slippa jaga svaren i år?

I ECHO Event skickar ni inbjudan till hela personalen på en gång, och specialkosten blir en lista som går att skicka direkt till restaurangen. Hur det ser ut för gästen visar vi på sidan om julbord för företag.