Hotell och resor till event: så samordnar ni utan kaos

Så länge alla bor i samma stad är ett event mest en fråga om mat och lokal. I samma sekund som halva gruppen behöver flyga in och sova över byter uppgiften karaktär. Det som växer mest är antalet parter som ska ha rätt uppgifter samtidigt.

Fyra parter, samma sanning

Hotellet vill ha rumslistan, resebolaget vill ha namnen som ska boka om, restaurangen vill ha antalet och kosten, och deltagarna vill veta var de bor och när bussen går. Alla fyra frågar samma vecka, och alla fyra får sitt svar ur samma anmälan. Ligger anmälan i ett formulär, rummen i ett kalkylark från hotellet och resorna i en mejltråd, blir varje ändring ett litet detektivarbete.

Fråga en gång, i anmälan

Res- och boendefrågorna hör hemma i samma formulär som svaret på om personen kommer. Resesätt, ankomsttid, om personen behöver rum, om hen delar rum och med vem, och om hen stannar en extra natt. Kommer de frågorna i ett separat utskick två veckor senare svarar betydligt färre, och ni får jaga resten.

Rumsfördelningen är ett eget jobb

Att fördela trehundra personer på fyra hotell kräver att ni vet vilka som ska bo nära festlokalen, vilka som kommer sent, vilka som delar rum och vilka som absolut inte ska dela rum. Gör fördelningen i ett underlag som går att uppdatera, och skicka listan till hotellet först när den är låst.

Räkna med sena ändringar

Räkna med att några deltagare ändrar något den sista veckan. Byter avgång, blir sjuka, lägger till en natt. Bestäm på förhand vem som tar den kontakten: ni, resebolaget eller den som samordnar. Det är den frågan som avgör hur er sista vecka ser ut.

Skicka rätt information till rätt part

Hotellet behöver namn och antal nätter. Köket behöver antal per kosttyp. Deltagaren behöver sitt eget upplägg. Ju mindre ni skickar vidare, desto färre missförstånd, och desto enklare blir dataskyddet.

Så gjorde vi åt JYSK

1 200 deltagare från hela Norge till Oslo. Anmälan öppnade fyra veckor efter första genomgången. Vi fördelade rummen, skötte kontakten med hotellen och med bokningsfirman som ordnade flygen, och tog alla frågor från deltagarna. Hela upplägget står i referenscaset om JYSK årsfest.

Räkna också på arbetstiden

Ett event med 250 deltagare där hälften reser ger många mejl och samtal från deltagarna, utspridda över flera veckor. Lägg till avstämningar med hotell och resebolag. Det blir många timmars arbete, och den tiden ligger ofta hos en person som egentligen har ett annat jobb.

Det är den tiden ni ska väga mot vad det kostar att lägga ut samordningen.

Underlagen ni behöver, och när

Fyra veckor före: preliminär rumslista till hotellen och antal till resebolaget. Tre veckor före: låst deltagarlista efter sista svarsdag. Två veckor före: slutlig rumsfördelning med namn, kostlista till restaurangen, bussindelning. Veckan före: personligt utskick till varje deltagare med hotell, avgång och bordsnummer. Dagen före: uppdaterad lista till hotellen med de sista ändringarna.

Vanliga frågor

Vem bokar flyget? Ett resebolag, antingen ert eget eller ett vi föreslår. Vi samlar in underlaget och tar följdfrågorna, men vi säljer inga resor.

Kan deltagarna boka själva och få det ersatt? Det går, men räkna med större spridning i pris och mer administration i efterhand. Vid fler än hundra deltagare blir det nästan alltid dyrare än en samlad bokning.

Vad händer om någon missar flyget? Någon ska ha telefonen den morgonen. Bestäm i förväg vem, och skriv numret i det sista utskicket. Det händer oftare än man tror på event med resa.

Vem ska äga vilken del?

Behåll avtalen och budgeten hos er, det är där kontrollen ska sitta. Lägg ut det arbete som uppstår runt omkring, alltså insamlingen, fördelningen, utskicken och frågorna. Det är precis den uppdelningen vi kallar eventsamordning.

Ska ert nästa event resa?

Berätta hur många ni är och varifrån de kommer, så säger vi vad som är värt att lägga hos oss och vad ni gör bäst själva. Systemet vi använder beskrivs på sidan om eventplattformen.