Specialkost och allergier på event, från anmälan till kostlista i köket
Gästen skriver sin specialkost en enda gång i anmälan. Svaren blir en kökslista där allergierna står vid namnen, grupperade med antal, och med bordsnummer efter varje namn när bordsplaceringen är gjord. Inget kalkylark som mejlas runt, och uppgifterna raderas efter eventet.
- Ingen appgästen öppnar en länk
- Ändras när som helstäven samma dag
Allergier hör inte hemma i ett delat kalkylark
Så här brukar det gå till. Inbjudan går ut, svaren kommer tillbaka i mejl och chatt, och någon sammanställer alltihop i ett kalkylark. Arket delas med festkommittén, mejlas till restaurangen och sparas i några olika versioner på vägen. Men en allergi är en uppgift om en persons hälsa, alltså en känslig personuppgift, och i det läget har ingen längre kontroll över vilka kopior som finns eller vem som kan öppna dem. Här bor uppgiften i stället på personen som lämnat den, insamlad genom ett anmälningsformulär där varje svar hör ihop med rätt person. Rätt personer ser den, listan tas ut när köket behöver den, och efteråt försvinner uppgifterna i stället för att leva vidare i gamla mejltrådar.
Från kostfråga i inbjudan till lista i köket
Hur ställs kostfrågan i anmälan?
Som ett eget fält i fritext. Gästen skriver sin specialkost och sina allergier en enda gång när hen anmäler sig, och uppgiften följer sedan med till kökslistan, personalens vy och exporten utan att någon skriver av något manuellt.
Går det att svara på kostfrågan på andra språk än svenska?
Ja. Appen finns på svenska, norska, engelska, finska och danska, och ni väljer per event vilka språk gästerna kan växla mellan. Gäster som inte läser svenska svarar alltså på sitt eget språk, och kostuppgiften hamnar ändå på rätt person i kökslistan.
Hur får restaurangen kostlistan?
Kostuppgifterna grupperas automatiskt med antal och namn, och hela listan laddas ner som Excel-fil som ni skickar till köket. Kommer det in fler svar efteråt tar ni ut listan igen, den är alltid lika aktuell som anmälningarna.
Syns allergierna per bord?
Ja. När bordsplaceringen är gjord står bordsnumret efter varje namn i kökslistan, så köket och serveringen ser både vem som har en allergi och vid vilket bord personen sitter.
Hur gör vi med medföljande?
Den som tar med sin respektive anmäler personen i samma formulär. Medföljande får en egen sida med egen länk och fyller i sina egna kostuppgifter, och räknas som en egen rad i kostlistan i stället för som en anteckning i en kommentarsruta.
Vad gör vi om någon ringer in sin allergi i efterhand?
Ni öppnar personen i admin och skriver in uppgiften där, det tar ungefär tio sekunder och personens länk påverkas inte. Sedan tar ni ut en ny kökslista så att köket får det senaste underlaget.
Ser personalen på plats gästernas mejladresser?
Nej. Personalens lista innehåller namn, bord, hotell, kost och bongar, men aldrig mejladresser, och personalen kan varken ändra uppgifter eller exportera listan.
Vad händer med uppgifterna efter eventet?
Eventet arkiveras när det är klart, och utan fortsatt avtal raderas deltagardatan efter 90 dagar. Vill ni behålla underlaget till nästa års event finns avtal för det, och ni kan alltid exportera er egen data innan dess.
Kostfrågan ställs i anmälan
Gästen skriver sin specialkost en enda gång, i samma formulär som allt annat. Sedan följer den med personen hela vägen till listan köket får.
En kostlista köket kan laga efter
Grupperat med antal och namn
Kostuppgifterna grupperas automatiskt, så att ”Vegetariskt” och ”vegetarian” räknas ihop till en rad med antal och namn. Köket ser direkt hur många portioner av vad som behövs.
Allergierna står vid namnen
Varje allergi hör till en person med namn, inte till en anonym rad. Serveringen kan svara på frågan vem som har nötallergi utan att någon behöver gissa.
Bordsnummer på varje rad
Om ni använder bordsplaceringen står bordsnumret efter varje namn i listan. Köket och serveringen ser inte bara vem som har en allergi utan också vid vilket bord personen sitter.
De som inte svarat syns också
Längst ner i listan står hur många som inte angett någon kost. Ni vet alltså vad ni vet och vad ni inte vet, i stället för att tomma rutor tolkas som ingen specialkost.
Excel-fil till restaurangen
Hela listan laddas ner som Excel-fil och skickas till köket i god tid före kvällen. Gäller det ett julbord har vi en egen sida om anmälan till julbord och underlaget till restaurangen.
Rätta på tio sekunder
Allt om en person kan ändras i admin, även kosten. Ett sent samtal om en skaldjursallergi blir en snabb ändring och en ny lista, inte en handskriven lapp till köket.
Känsliga uppgifter hanteras som känsliga uppgifter
Förtroendet från gästerna bygger på att kostuppgifterna bara finns där de behövs, så länge de behövs. Så här hålls de på plats.
Uppgiften bor på personen. Kosten ligger på deltagaren i den digitala gästlistan, tillsammans med resten av anmälan, i stället för i kopior av ett ark som ingen vet var de tagit vägen.
Personalen på plats ser inte allt. Listan som incheckningspersonalen använder visar namn, bord, kost och bongar men aldrig mejladresser. Personalen kan inte ändra gästens uppgifter eller exportera listan, men får bocka av gäster och ångra en felaktig incheckning direkt på raden.
Uppgifterna raderas efter eventet. När eventet är klart arkiveras det, och utan fortsatt avtal raderas deltagardatan efter 90 dagar. Allergierna ligger inte kvar på obestämd tid.
Ni äger er data. Ett klick exporterar hela deltagarlistan med alla svar, så att underlag kan lämnas vidare till restaurang eller hotell i det format de vill ha. Ni är aldrig inlåsta.
Från anmälan till kökslista
Specialkost på event är i grunden två saker: att uppgiften samlas in en gång, och att den kommer fram till den som lagar maten utan att någon skriver av den på vägen.
Kost och allergier skrivs en gång
Den som tackar ja fyller själv i sina kost- och allergiuppgifter i ett eget fält. Uppgiften följer sedan med hela vägen till kökslistan, personalens vy och exporten, utan att någon skriver av något manuellt.
Kökslista med kost, allergier och bordsnummer
Alla kostuppgifter grupperas automatiskt med antal och namn, så att Vegetariskt och vegetarian räknas ihop, och längst ner står hur många som inte angett något. Används bordsplacering står bordsnumret efter varje namn, och hela listan laddas ner som Excel-fil till restaurangen.
Vanliga frågor om specialkost på event
Hur ställs kostfrågan i anmälan?
Som ett eget fält i fritext. Gästen skriver sin specialkost och sina allergier en enda gång när hen anmäler sig, och uppgiften följer sedan med till kökslistan, personalens vy och exporten utan att någon skriver av något manuellt.
Går det att svara på kostfrågan på andra språk än svenska?
Ja. Appen finns på svenska, norska, engelska, finska och danska, och ni väljer per event vilka språk gästerna kan växla mellan. Gäster som inte läser svenska svarar alltså på sitt eget språk, och kostuppgiften hamnar ändå på rätt person i kökslistan.
Hur får restaurangen kostlistan?
Kostuppgifterna grupperas automatiskt med antal och namn, och hela listan laddas ner som Excel-fil som ni skickar till köket. Kommer det in fler svar efteråt tar ni ut listan igen, den är alltid lika aktuell som anmälningarna.
Syns allergierna per bord?
Ja. När bordsplaceringen är gjord står bordsnumret efter varje namn i kökslistan, så köket och serveringen ser både vem som har en allergi och vid vilket bord personen sitter.
Hur gör vi med medföljande?
Den som tar med sin respektive anmäler personen i samma formulär. Medföljande får en egen sida med egen länk och fyller i sina egna kostuppgifter, och räknas som en egen rad i kostlistan i stället för som en anteckning i en kommentarsruta.
Vad gör vi om någon ringer in sin allergi i efterhand?
Ni öppnar personen i admin och skriver in uppgiften där, det tar ungefär tio sekunder och personens länk påverkas inte. Sedan tar ni ut en ny kökslista så att köket får det senaste underlaget.
Ser personalen på plats gästernas mejladresser?
Nej. Personalens lista innehåller namn, bord, hotell, kost och bongar, men aldrig mejladresser, och personalen kan varken ändra uppgifter eller exportera listan.
Vad händer med uppgifterna efter eventet?
Eventet arkiveras när det är klart, och utan fortsatt avtal raderas deltagardatan efter 90 dagar. Vill ni behålla underlaget till nästa års event finns avtal för det, och ni kan alltid exportera er egen data innan dess.
Så får köket en lista det går att lita på
Boka ett samtal så går vi igenom hur kostfrågan skulle ställas i er inbjudan, hur listan till köket faller ut och vad som händer med uppgifterna efteråt. Priserna börjar på 17 800 kr per event, och hela trappan står på prissidan.
Ska vi titta på ert event?
Boka ett kostnadsfritt möte så går vi igenom upplägget och visar plattformen live på ert eget event.
- Svar inom 24 timmar
- Första mötet är kostnadsfritt
- Ni ser produkten, inte en säljbild
Kostnadsfri demo
Vi sätter upp ert event i plattformen och går igenom det över video. Ni får se anmälan, bord och utskick med era egna förutsättningar, inte en färdig säljbild.
Boka demoTrettio minuter, inga förpliktelser.