QR-incheckning på event som tömmer kön på minuter
QR-incheckning utan handskanner och utan papperslista vid dörren. Gästens biljett är en QR-kod på hens egen sida i mobilen. Personalen skannar med sina egna telefoner, räknaren räknar upp i realtid och den som inte kan visa sin kod checkas in på namn. Varken app eller papperslista vid dörren, och personalen behöver inga konton.
- Ingen appgästen öppnar en länk
- Ändras när som helstäven samma dag
Kön vid dörren är kvällens första intryck
En utskriven lista på ett bord vid dörren, en värd som bläddrar och en kö som växer ut genom dörren. Entrén är det första gästerna möter, och den sätter tonen för resten av kvällen. QR-incheckning vänder på det: biljetten ligger redan i gästens mobil, värden skannar och släpper in, och ingen behöver leta efternamn i en papperslista medan trettio personer väntar utanför.
I en digital eventplattform hänger dessutom allt ihop. Anmälan blir automatiskt en digital gästlista, och gästlistan blir entréns arbetslista och varje incheckning syns direkt i statistiken. Det fungerar likadant på en konferens en tisdagsförmiddag som på en personalfest en fredagskväll.
Så fungerar QR-incheckning, steg för steg
1. Anmälan blir biljetten
När gästen tackar ja i anmälningsformuläret dyker en QR-kod upp på hens personliga sida i eventappen, med texten visa vid entrén. Inget separat biljettmejl behövs, koden ligger på samma sida som bordsnummer, program och praktisk info.
2. Personalen öppnar en länk
Entrévärdarna får en egen adress som de öppnar i sin egen mobil och är igång direkt, utan konto, lösenord eller app. Extrapersonal som kommer en timme före dörröppning behöver ingen upplärning.
3. Skanna och släpp in
Värden trycker på skanna, telefonens kamera läser gästens kod och incheckningen är klar. Kameran står kvar igång mellan gästerna, så värden kan beta av en hel kö utan att starta om skanningen, och det fungerar på både iPhone och Android. Ingen handskanner att hyra och ingen extra hårdvara, personalens egna telefoner räcker.
4. Bekräftelsen säger allt
Efter varje skanning visas namnet i en stor grön ruta med bordsnummer och antal bongar, och telefonen vibrerar till. Skannas samma gäst en gång till svarar appen i rött att gästen redan är incheckad, så ingen bockas av två gånger. Värden hinner säga välkommen, ni sitter vid bord tolv, i samma andetag som gästen checkas in.
5. Räknaren tickar uppåt
Högst upp i vyn står hur många av deltagarna som är incheckade, och listan hämtas om automatiskt var tjugonde sekund. Står tre värdar i tre dörrar ser alla samma läge.
Biljetten gästen visar i dörren
Varje gäst har sin egen QR-kod på sin personliga sida. Personalen skannar med sin egen telefon, och den som glömt mobilen checkas in på namn i stället.
Vad personalen ser, och vad de aldrig ser
Sökbar lista utan inloggning
Värdarna har hela gästlistan i sin egen mobil, och sökrutan filtrerar listan medan man skriver. Medföljande syns som egna rader, tydligt märkta som partner, så antalet i lokalen stämmer.
Incheckning på namn
Gästen som glömt telefonen, tappat länken eller har trasig skärm stoppar aldrig kön. Varje person i listan har en incheckningsknapp bredvid namnet, så värden checkar in på namn och släpper in. Blir någon incheckad av misstag ångrar värden det direkt på raden.
Aldrig mejladresser
Personalens lista visar namn, bord, hotell, kost och bongar, men aldrig mejladresser. Personalen kan varken ändra uppgifter eller exportera listan, ett bra svar när inhyrda värdar hanterar hela personalstyrkans namn.
Levande räknare i varje entré
Alla entréer delar samma siffra över hur många som är incheckade. Arrangören kan fråga vilken värd som helst under kvällen och få ett aktuellt läge, utan att själv stå i dörren.
Rapport i admin
Arrangören ser incheckningsläget även i sin egen vy, med en stapel över hur många av de anmälda som checkats in och tidpunkten för den senaste incheckningen. Dörren går att följa från andra sidan lokalen.
Nödbroms för länken
Ett system utan konton behöver en nödbroms. En knapp skapar en ny personallänk och den gamla slutar fungera på sekunden, och det går att göra mitt under pågående event om länken hamnat fel.
Namnbrickor ur samma lista
Samma gästlista som driver entrén skriver också ut namnbrickorna. En knapp öppnar en färdig utskriftsvy med brickor för alla anmälda, åtta per A4-ark med klipplinjer, namnet i stort och grupp eller företag på raden under. Brickorna byggs direkt i webbläsaren, så deltagarlistan behöver aldrig lämna datorn eller mejlas till ett tryckeri.
För en konferens betyder det att namnbrickorna alltid stämmer med den lista värdarna checkar in mot. Kommer det en sen anmälan på morgonen skriver ni bara ut ett nytt ark.
Efteranmälda och gäster som dyker upp ändå
Sista svarsdatum är ett tydligt svara senast för gästen, men ingen spärr som stoppar sena svar. Den som tackar ja i sista stund får sin QR-kod på sin personliga sida precis som alla andra, utan att någon behöver mejla ut en ny biljett. Lägger ni till en person i admin under själva eventdagen dyker namnet upp i personalens lista av sig själv, eftersom listan hämtas om automatiskt. Och gästen som står i dörren utan att ha anmält sig läggs till, checkas in på namn och räknas i statistiken som alla andra.
När alla är inne fortsätter kvällen i samma plattform, till exempel med en omröstning i mobilen där vinnaren visas på storbilden.
Ingår från första nivån
QR-incheckningen är ingen tilläggsfunktion ni köper till i efterhand. Den ingår i alla nivåer, från ECHO Basic och uppåt, tillsammans med anmälan och gästens personliga sida.
från 17 800 kr
Uppstart och licens för ett event med upp till 50 deltagare på ECHO Basic, byggt av er själva. Hela pristrappan, med alla nivåer och storlekar, står utskriven på prissidan.
Entrén, baren och rapporterna i detalj
QR-incheckning är sällan bara skanningen. Det här är resten av det som händer i dörren och vid baren under en kväll, och vad ni får ut av det efteråt.
QR-biljett i mobilen
När deltagaren anmält sig dyker en QR-kod upp på hens sida med texten visa vid entrén. Ingen separat biljett behöver mejlas ut, eftersom biljetten ligger på samma sida som bordsnummer, program och praktisk info.
Personalvy utan konton och lösenord
Entrévärdar och barpersonal öppnar en egen adress i sin egen mobil och är igång direkt, utan konto, lösenord eller app. Extrapersonal som dyker upp strax före dörröppning behöver ingen upplärning och inget konto som sedan ska plockas bort.
Skanna gästens kod med personalens egen telefon
Personalen trycker skanna, telefonens kamera läser gästens kod och incheckningen är klar. Det fungerar lika bra på iPhone som på Android, kameran står kvar igång mellan gästerna så hela entrékön kan betas av i ett svep, och varje gäst kvitteras med namnet i en stor grön ruta och en vibration i telefonen. Skannas samma person två gånger säger appen att hen redan är incheckad i stället för att bocka av igen. Ingen handscanner att hyra och ingen extra hårdvara, personalens egna telefoner räcker.
Incheckning på namn när tekniken strular
En sökruta filtrerar listan medan man skriver och varje person har en incheckningsknapp bredvid namnet. Gästen som glömt telefonen, tappat länken eller har trasig skärm stoppar aldrig kön, och checkas fel person in går det att ångra direkt på raden.
Bordsbeskedet direkt i dörren
Bekräftelsen efter varje incheckning visar namn, bordsnummer och antal bongar i samma ruta. Värden kan säga välkommen, du sitter vid bord tolv i samma andetag som gästen checkas in, vilket tar bort kön vid bordskartan.
Levande räknare som alla entréer delar
Högst upp står hur många av deltagarna som är incheckade, och listan hämtas om automatiskt var tjugonde sekund. Står tre värdar i tre dörrar ser alla samma läge, och arrangören kan fråga vem som helst och få en aktuell siffra.
Personalen ser aldrig mejladresserna
Personalens lista innehåller namn, bord, hotell, kost och bongar, men aldrig mejladresser, och personalen kan varken ändra uppgifter eller exportera listan. Det är ett bra svar att ha när inhyrda värdar hanterar en lista över hela personalstyrkan.
Byt personallänken direkt
En knapp skapar en ny personallänk och den gamla slutar fungera på sekunden. Ett system utan konton behöver en nödbroms, och den går att dra i mitt under pågående event om länken hamnat fel.
Namnbrickor till skrivaren
En knapp öppnar en färdig utskriftsvy med namnbrickor för alla anmälda, åtta per A4-ark med klipplinjer, namn i stort och grupp eller företag på raden under. Brickorna byggs i webbläsaren, så ingen deltagarlista behöver lämna datorn.
Medföljande checkas in som egen gäst
Partners syns som egna rader i personalens lista, tydligt märkta som partner. Dörren vet vem som är vem även när halva sällskapet är medföljande, och antalet i lokalen stämmer.
Dryckesbongar med tvåstegsinlösning
Gästen trycker på sitt bongkort och får upp texten lämna telefonen till personalen i baren, varpå barpersonalen håller in en knapp drygt en sekund för att dra av en bong. Håll-in-momentet gör det praktiskt omöjligt att råka lösa in en bong i fickan, och hela flödet finns på eventets alla språk.
Baren kan bocka av från sin egen platta
Alternativt bockar personalen av bongen från sin egen lista, där varje gäst har en knapp som visar hur många som är kvar. Två vägar till samma sak, så baren fungerar även när gästen inte har telefonen framme.
Olika antal bongar för olika grupper
Eventet får ett standardantal bongar som alla nya deltagare tilldelas automatiskt, och antalet justeras sedan person för person. Talarna får fem, personalen noll och gästerna två, utan att någon håller reda på färger på papperslappar.
Incheckningsrapport
En ruta visar hur många av de anmälda som checkats in, med en stapel och tidpunkten för den senaste incheckningen. Arrangören kan följa dörren från sin egen telefon utan att stå i entrén.
Vanliga frågor om QR-incheckning
Behöver personalen ladda ner en app eller logga in?
Nej. Entrévärdarna öppnar en egen adress i mobilens webbläsare och är igång direkt, utan konto, lösenord eller app. Extrapersonal som kommer strax före dörröppning behöver ingen upplärning, och när eventet är över finns inga konton att plocka bort.
Vad händer om en gäst inte kan visa sin QR-kod?
Då checkar personalen in gästen på namn i stället. En sökruta filtrerar listan medan man skriver och varje person har en incheckningsknapp bredvid namnet, så den som glömt telefonen eller har trasig skärm stoppar aldrig kön.
Behövs det någon skanner eller annan hårdvara?
Nej. QR-incheckning kräver ingen extra hårdvara, personalens egna telefoner räcker. Värden trycker på skanna och telefonens kamera läser gästens kod. Det fungerar lika bra på iPhone som på Android, och kameran står kvar igång mellan gästerna så att en hel entrékö kan betas av i ett svep.
Ser personalen gästernas mejladresser?
Nej, aldrig. Personalens lista visar namn, bord, hotell, kost och bongar, men inga mejladresser, och personalen kan varken ändra uppgifter eller exportera listan. Hamnar personallänken fel skapar ni en ny med en knapp, och den gamla slutar fungera på sekunden.
Fungerar det med flera entréer samtidigt?
Ja. Alla värdar öppnar samma personallänk i varsin telefon och delar samma levande räknare. Listan hämtas om automatiskt var tjugonde sekund, så tre värdar i tre dörrar ser samma läge hela kvällen.
Hur hanteras efteranmälda?
Den som tackar ja sent får sin QR-kod på sin personliga sida precis som alla andra. Lägger ni till en person i admin under eventdagen dyker namnet upp i personalens lista av sig själv, och den som står i dörren utan anmälan läggs till och checkas in på namn.
Ingår QR-incheckningen i priset?
Ja. QR-incheckningen ingår i alla nivåer, från ECHO Basic och uppåt, så ni behöver inte köpa till den separat. Ett event kostar från 17 800 kr och hela pristrappan ligger öppen på prissidan.
Så kan entrén se ut på ert nästa event
Kom med antalet gäster och hur många entréer ni tänker köra, så visar vi hela flödet för QR-incheckning i praktiken, från gästens QR-kod till personalens lista och räknaren, och ni får testa att skanna själva. Vad det kostar ser ni på prissidan.
Ska vi titta på ert event?
Boka ett kostnadsfritt möte så går vi igenom upplägget och visar plattformen live på ert eget event.
- Svar inom 24 timmar
- Första mötet är kostnadsfritt
- Ni ser produkten, inte en säljbild
Kostnadsfri demo
Vi sätter upp ert event i plattformen och går igenom det över video. Ni får se anmälan, bord och utskick med era egna förutsättningar, inte en färdig säljbild.
Boka demoTrettio minuter, inga förpliktelser.