Deltagarlista och gästlista som uppdaterar sig själv
En digital gästlista där varje gäst har en personlig länk, så att varje svar landar på rätt person. När någon tackar ja, tackar nej eller ändrar sig uppdateras listan direkt, och ni ser hela tiden vem som kommer och vem som inte har svarat än. Ingen jagar svar i mejlen och ingen sitter och stämmer av rader i ett kalkylark.
- Ingen appgästen öppnar en länk
- Ändras när som helstäven samma dag
Kalkylarket som var sant i förrgår
En gästlista till en personalfest eller kickoff brukar bo i ett delat kalkylark. Någon i kommittén för in svaren från mejlen, någon annan bockar av i en egen version, och en kollega som ändrat sig står kvar som ja på ena fliken och nej på den andra. Ju närmare eventet ni kommer, desto mindre vågar ni lita på listan. I en digital gästlista finns inget sådant glapp. Svaret kommer från gästens egen personliga länk, landar på rätt person direkt och listan ni tittar på är alltid den senaste. Det är samma princip som i hela vår eventplattform. Uppgiften bor på personen, inte på en rad i ett ark.
Så håller en digital gästlista sig själv uppdaterad
Importera gästerna
Ni läser in gästerna från fil eller lägger till dem en och en i admin. Mallen laddar ni ner direkt i admin, färdig med de fält ert event faktiskt använder, och filer sparade från Excel går lika bra. Varje person får en egen personlig länk, och det är den som gör att svaren aldrig hamnar på fel rad.
Gästen svarar i sin egen länk
Gästen öppnar sin länk och svarar i anmälningsformuläret, med de frågor ert event behöver. Sista svarsdatum visas tydligt i utskicket.
Varje svar knyts till rätt person
Varje svar kopplas till gästen som lämnat det. Ändrar någon sig uppdateras samma svar i stället för att det skapas en rad till, så dubbletterna försvinner av sig själva.
De som inte svarat syns direkt
De som inte har svarat får automatiska påminnelser, och ni väljer själva när de ska gå. Ni ser i listan vilka som är kvar och slipper skriva jagande mejl veckan före festen.
Listan som håller sig själv uppdaterad
Varje svar landar på rätt person. Ni ser vem som kommer, vem som tackat nej och vem som inte svarat än, och kan ta ut alltihop som Excel när någon vill ha en fil.
Medföljande står som egen gäst
På ett företagsevent är medföljande ett klassiskt listproblem. Kollegan skriver plus en i sitt eget svar, och så står det en anonym etta i arket som ingen vet något om när köket frågar efter kostlistan. Här anmäls den medföljande i samma formulär, får en egen sida med egen länk och svarar på sina egna frågor om kost och annat. I gästlistan står personen som en egen gäst, räknas i totalsiffran och kommer med i alla listor ni tar ut. Ingen anonym etta, inget efterforskande i sista stund.
Det festkommittén ser, utan att fråga någon
Hur ser vi vilka som har svarat?
Gästlistan i admin visar hela tiden vem som har tackat ja, vem som har tackat nej och vem som inte har svarat än. Ni behöver inte jaga svar själva, de som inte har svarat får automatiska påminnelser.
Vad händer när en gäst ändrar sitt svar?
Gästen öppnar sin personliga länk och ändrar sig där, och samma svar uppdateras i stället för att det skapas en ny rad. Listan visar alltid det senaste svaret, så ni slipper dubbletter och gamla uppgifter.
Räknas medföljande som en egen gäst i listan?
Ja. Den som tar med sin respektive anmäler personen i samma formulär, och den medföljande får en egen sida med egen länk. Där svarar hen på sina egna frågor om kost och annat, och står sedan som en egen gäst i alla listor.
Kan vi följa svaren per avdelning eller grupp?
Ja, det är deltagarkategorierna som styr. Delar ni in gästerna i kategorier, till exempel per avdelning eller ort, ser ni hur svaren ligger i varje grupp för sig och vet var det går trögt.
Kan flera i festkommittén se gästlistan?
Ja. Kundadmin med rollstyrning ingår, så kommittén ser samma aktuella lista direkt i plattformen i stället för att en person mejlar ut versioner av ett kalkylark.
När går påminnelserna ut?
Det bestämmer ni själva. Välj om de ska gå 1 dag, 5 dagar, 1 vecka eller 2 veckor före sista svarsdatum, och lägg in egna datum om ni skickar inbjudan långt i förväg. I listan ser ni hela tiden vilka som fortfarande inte har svarat.
Kan vi ladda ner gästlistan till Excel?
Ja, listorna laddas ner som filer som öppnas rätt i Excel, med svenska tecken på plats. Ur samma svar hämtar ni också kostrapport till köket, bordslista och namnbrickor när det börjar närma sig.
Vad kostar en digital gästlista?
En digital gästlista ingår i plattformen och priset sätts per event, från 17 800 kr. Hela pristrappan med nivåerna ECHO Basic, ECHO Plus och ECHO Guld finns på prissidan.
Från gästlista till färdiga listor, och Excel som öppnas rätt
När det börjar närma sig är gästlistan inte slutet, den är råvaran. Ur samma svar hämtar ni kostrapporten med allergier till köket, bordslistan till den som jobbar med bordsplaceringen på företagsfesten och namnbrickorna som skrivs ut i A4. Listorna laddas ner som filer som öppnas rätt i Excel, med å, ä och ö på plats, så ni slipper sitta och laga trasiga tecken kvällen före. Vid dörren blir samma lista underlaget för incheckningen, varje gäst har sin QR-kod som biljett, och hur det fungerar kan ni läsa om på sidan om QR-kod för incheckning.
Listan, importen och utskicken i detalj
Så här arbetar ni med en digital gästlista i praktiken, från att personalen läses in till att sista rapporten tas ut. Det mesta går att göra i listan direkt, utan att gå omvägen via ett kalkylark.
Klistra in listan rakt från Excel
Välj en CSV-fil eller klistra in raderna direkt ur Excel, upp till tvåtusen rader per gång. Har filen en rubrikrad matchas kolumnerna automatiskt oavsett ordning, och semikolon, komma och tabb fungerar lika bra. Vill ni ha en färdig utgångspunkt laddar ni ner en mall som byggs ur eventets egna fält och aktiva moduler, och filer sparade rakt ur Excel går lika bra. Vill ni ha en färdig utgångspunkt laddar ni ner en mall som byggs ur eventets egna fält och aktiva moduler, och filer sparade rakt ur Excel går lika bra.
Importen tilldelar hotell, bongar, bord och grupp
Har filen kolumnerna Hotell, Bongar, Bord eller Kategori sätts de värdena direkt vid importen, medan kolumner som inte finns i filen lämnas orörda. Bordsplacering för trehundra personer läggs alltså in genom att importera om samma fil med en bordskolumn, i stället för att klicka rad för rad.
Importen uppdaterar utan att bryta länkarna
Finns mejladressen redan uppdateras den personen med filens uppgifter i stället för att bli en dubblett, och den personliga länken och anmälningsstatusen rörs aldrig. Ni vågar därför importera en uppdaterad lista mitt i kampanjen utan att någon tappar sin anmälan.
Deltagargrupper som styr allt annat
Dela in deltagarna i grupper som VIP, Personal eller Talare. Gruppen styr sedan vilka frågor och programpunkter man ser, ger en egen anmälningslänk, används som urval i utskick, blir egen rad i rapporten och trycks på namnbrickan.
Hela deltagaren i en ruta
En penna öppnar en ruta där allt om personen kan ändras: status, kost, resa, hotell, bord, bongar, grupp och alla egna fält och frågesvar. Ringer någon in sitt svar eller sin allergi tar det tio sekunder att skriva in åt personen, och hens länk påverkas aldrig.
Sortera listan på vad som helst
Ett klick på en kolumnrubrik sorterar hela listan, även på era egna fält och på svaren på era egna frågor. Att sortera på avdelning eller på svaret behöver buss ger på en sekund den lista man annars bygger i Excel.
Lägg till en sen anmälan på tjugo sekunder
Ett litet formulär med namn, mejl och era egna fält lägger in en person för hand. Hen får sin personliga länk direkt, tilldelas eventets standardantal bongar automatiskt och får exakt samma upplevelse som alla andra.
Hotellen läggs upp en gång
Eventets hotell skrivs in en gång, sedan väljs hotell per deltagare ur en rullgardin eller via en kolumn i importfilen. Deltagaren ser sitt eget hotell som ett kort i mobilen, inte hela listan över allas.
Enheter som speglar er organisation
Peka ut vilket deltagarfält som ska skapa enheter, till exempel Butik eller Avdelning, och valfritt ett fält som grupperar dem, som Distrikt. Organisationen byggs då automatiskt ur listan ni ändå importerar, och att flytta en person mellan enheter är helt enkelt att ändra fältet på raden.
Mejlutskick till exakt rätt grupp
Skicka till alla, bara till dem som inte svarat, bara till de anmälda eller till en enskild deltagargrupp, med antalet mottagare i klartext innan ni väljer. Varje mottagare får sin egen personliga länk inbakad i mejlet, så ingen kan råka få fel persons länk.
Kontrollfråga innan utskicket går
Knappen skickar inte direkt utan frågar först om ni verkligen vill skicka till så här många, och kvitterar efteråt med hur många som gick fram. Ingen råkar skicka ett halvfärdigt mejl till fyrahundra anställda.
Färdig mejlmall som ser proffsig ut
Texten paketeras automatiskt i en mall med eventets namn som rubrik, tydliga stycken och en knapp till deltagarens egen sida, plus länken som text för den vars mejlprogram blockerar knappar. HR skriver som de pratar och systemet gör om det till ett mejl som ser ut att komma från en byrå.
Automatiska påminnelser till dem som inte svarat
En strömbrytare gör att alla som ännu inte svarat får en påminnelse med sin personliga länk, och ni bestämmer själva om den går ut en dag, fem dagar, en vecka eller två veckor före sista anmälningsdagen. Har eventet lång framförhållning kan ni lägga in egna datum i stället. Varje påminnelse skickas bara en gång, den anpassas efter eventets språk och den syns efteråt i historiken.
Utskickshistorik
En logg visar alla mejl som gått ut från eventet: tidpunkt, ämne, vilken grupp som fick det och hur många mottagare, inklusive de automatiska påminnelserna. Frågan har alla fått informationen besvaras utan att någon letar i skickat-mappen.
Svarsgrad per grupp
En tabell visar per deltagargrupp hur många som är inbjudna, anmälda, ej svarat och avböjt. Frågan hur många från lagret som har svarat besvaras direkt, utan att någon filtrerar en fil.
Nyckeltal högst upp
Överst i eventet står anmälda, ej svarat, avböjda och svarsgrad i procent, plus bokade hotell och kvarvarande bongar när de funktionerna ingår i er nivå. Statusrapporten till ledningen blir en skärmbild i stället för ett arbetspass.
Enkäten dyker upp av sig själv
Från och med dagen efter eventet visas enkäten direkt på deltagarens egen sida, med betyg i stjärnor och fritextfrågor. Efter att man svarat byts allt mot ett tack, så ingen svarar två gånger, och ingen inloggning behövs.
Enkätsvaren sammanställs automatiskt
Snittbetyget, fördelningen mellan ett och fem stjärnor, alla fritextsvar och hur många av de anmälda som svarat visas direkt i panelen. Kunden får en siffra att ta med till ledningsgruppen samma vecka, utan att någon räknar i Excel.
Hela deltagarlistan till Excel
Ett klick laddar ner alla deltagare med namn, mejl, status i klartext, era egna fält, svaren på era egna frågor, resa, hotell, bongar, bord och kost. Kunden är aldrig inlåst, och underlaget går att lämna vidare till hotell, buss eller restaurang i det format de vill ha.
Filerna öppnas rätt i svenska Excel
Alla nedladdningar sparas med semikolon och rätt teckenkodning. Å, ä och ö ser rätt ut och kolumnerna hamnar rätt redan vid dubbelklick, utan importguide, vilket är den vanligaste supportfrågan hos andra system.
Vanliga frågor om digital gästlista
Hur ser vi vilka som har svarat?
Gästlistan i admin visar hela tiden vem som har tackat ja, vem som har tackat nej och vem som inte har svarat än. Ni behöver inte jaga svar själva, de som inte har svarat får automatiska påminnelser.
Vad händer när en gäst ändrar sitt svar?
Gästen öppnar sin personliga länk och ändrar sig där, och samma svar uppdateras i stället för att det skapas en ny rad. Listan visar alltid det senaste svaret, så ni slipper dubbletter och gamla uppgifter.
Räknas medföljande som en egen gäst i listan?
Ja. Den som tar med sin respektive anmäler personen i samma formulär, och den medföljande får en egen sida med egen länk. Där svarar hen på sina egna frågor om kost och annat, och står sedan som en egen gäst i alla listor.
Kan vi följa svaren per avdelning eller grupp?
Ja, det är deltagarkategorierna som styr. Delar ni in gästerna i kategorier, till exempel per avdelning eller ort, ser ni hur svaren ligger i varje grupp för sig och vet var det går trögt.
Kan flera i festkommittén se gästlistan?
Ja. Kundadmin med rollstyrning ingår, så kommittén ser samma aktuella lista direkt i plattformen i stället för att en person mejlar ut versioner av ett kalkylark.
När går påminnelserna ut?
Det bestämmer ni själva. Välj om de ska gå 1 dag, 5 dagar, 1 vecka eller 2 veckor före sista svarsdatum, och lägg in egna datum om ni skickar inbjudan långt i förväg. I listan ser ni hela tiden vilka som fortfarande inte har svarat.
Kan vi ladda ner gästlistan till Excel?
Ja, listorna laddas ner som filer som öppnas rätt i Excel, med svenska tecken på plats. Ur samma svar hämtar ni också kostrapport till köket, bordslista och namnbrickor när det börjar närma sig.
Vad kostar en digital gästlista?
En digital gästlista ingår i plattformen och priset sätts per event, från 17 800 kr. Hela pristrappan med nivåerna ECHO Basic, ECHO Plus och ECHO Guld finns på prissidan.
Trött på kalkylarket veckan före festen?
Beskriv listan ni brukar slita med, hur många ni bjuder och vilka grupper som ska hållas isär. Vi går igenom hur en gästlista byggs upp för just ert event, och om ni vill sköta den själva eller lämna över den till oss. Vad det kostar ser ni på prissidan.
Ska vi titta på ert event?
Boka ett kostnadsfritt möte så går vi igenom upplägget och visar plattformen live på ert eget event.
- Svar inom 24 timmar
- Första mötet är kostnadsfritt
- Ni ser produkten, inte en säljbild
Kostnadsfri demo
Vi sätter upp ert event i plattformen och går igenom det över video. Ni får se anmälan, bord och utskick med era egna förutsättningar, inte en färdig säljbild.
Boka demoTrettio minuter, inga förpliktelser.