Eventsamordning där en kontaktperson håller ihop hotell, resor och deltagare
Vi tar över kommunikationen med hotellen, resebokningsfirman, eventfirman och deltagarna, och lämnar över ett event där listorna faktiskt stämmer. Ni har en person att ringa i stället för fem parallella mejltrådar som säger olika saker.
- Ingen appgästen öppnar en länk
- Ändras när som helstäven samma dag
Ett stort event är egentligen fem samtal samtidigt
Den som håller i en årsfest för flera hundra personer sitter sällan och planerar. Hon sitter och vidarebefordrar. Hotellet vill ha rumslistan på fredag, resebokningsfirman undrar vem som ska ha ombokning, eventfirman behöver antalet allergier till köket, och deltagarna mejlar en och en om de får ta med sambon och när bussen går. Fyra parter som alla har rätt att fråga, och en person i mitten som ska svara alla.
Problemet är inte arbetsmängden i sig, utan att svaren finns på olika ställen. Anmälningarna ligger i ett formulär, rummen i ett kalkylark från hotellet, flygen hos bokningsfirman och kosten i en mejltråd med restaurangen. När någon ändrar sig, och det gör alltid ett par hundra personer, måste ändringen ta sig hela vägen ut i fyra riktningar. Det är där saker faller mellan stolarna, och det märks först på plats när ett rum saknas eller när köket lagat fel antal portioner.
Vi går in som den där personen i mitten. Inte som ännu en leverantör att hålla kontakt med, utan som den som håller kontakten med de andra.
Det här tar vi över helt och hållet
Omfattningen bestämmer ni, men det här är vad ett helhetsuppdrag brukar innehålla. Åt JYSK gjorde vi allt på listan.
Hotellen
All kontakt med hotellen, och rumsfördelningen ner på person. Vem som bor var, vem som delar rum med vem, vilka som checkar in tidigare och vilka som stannar en extra natt. Hotellen får färdiga listor från oss och slipper stämma av mot er.
Resorna
All kontakt med resebokningsfirman. Vi samlar in resesätt och önskemål i anmälan, för över underlaget, och tar alla följdfrågor som kommer efteråt när någon behöver byta avgång eller lägga till en dag.
Eventfirman
Deltagarantal, anmälningar, kost och allergier, sena tillägg och avhopp. Eventfirman har en motpart som vet vad som gäller just nu, i stället för en lista som var aktuell för två veckor sedan.
Deltagarnas frågor
Alla mejl och samtal från deltagarna går till oss. Om jag får ta med min sambo, om jag kan checka in tidigt, om jag kan byta till glutenfritt, om bussen väntar på det sena flyget. Ingen av dem behöver landa hos HR.
Kommunikationen ut
Inbjudan, påminnelser till dem som inte svarat, praktisk information före avresa och besked när något ändras. Alltid personligt, alltså med rätt hotell och rätt avgångstid för just den mottagaren.
Underlagen
Rumslistor, kostlistor, deltagarlistor per buss och avstämningar mot antal. Sådant som annars byggs för hand kvällen före och nästan alltid innehåller ett fel.
Så såg det ut när JYSK samlade 1 200 personer i Oslo
JYSK Norge skulle samla 1 200 medarbetare från hela Norge till årsfest, och hade fyra veckor på sig. Deltagarna kom från Tromsø i norr till Kristiansand i söder, vilket betyder flyg för de flesta, hotellnätter för nästan alla och en bussorganisation på plats i Oslo.
Vi byggde anmälningssajten, samlade in svaren och fördelade sedan alla deltagare i rum på flera hotell. Vi skötte kontakten med hotellen, med bokningsfirman som ordnade flygen och med eventfirman som hade hand om kvällen. Alla frågor från deltagarna kom till oss, liksom alla ändringar, och HR fick en kontaktperson i stället för fyra. Hela historien står i referenscaset om JYSK årsfest.
Det som gör den sortens uppdrag möjligt är inte fler händer, utan att allt hänger på samma person i samma system. När Marit i Trondheim ändrar sin anmälan syns det direkt i rumslistan, i kostunderlaget och i bussindelningen. Ingen behöver leta rätt på henne i fyra dokument.
Samordningen och systemet bär varandra
Vi kan ta det här uppdraget för att vi bygger eventplattformen själva. Anmälan, resesättet, hotellrummet, kosten, bordet och biljetten hänger på samma deltagare, och det är den kopplingen som gör att en person kan hålla ordning på tusen. Den som samordnar ur ett kalkylark får i stället ett detektivarbete varje gång något ändras.
Det betyder också att ni får med er något efter eventet. Deltagarlistan, kostunderlaget, incheckningen och svaren i utvärderingen ligger kvar och kan användas när nästa event ska planeras, i stället för att försvinna med den mejltråd där allt egentligen låg. Läs mer om den digitala gästlistan och om anmälningsformuläret som allting börjar i.
Vad vi inte är
Vi är inte en resebyrå och säljer inga resor. Flygen bokas av den resebokningsfirma ni redan använder, eller en vi föreslår, och avtalen med hotellen är era. Vi är samordnaren mellan er och dem, och det är avsiktligt: ni behåller avtal, priser och kontroll över budgeten, medan vi tar allt arbete som uppstår runt omkring.
Vi är heller inte eventbyrån. Scen, mat, artister och produktion på plats sköts av eventfirman, och den relationen fungerar bäst när någon matar den med rätt siffror i rätt tid. Det är den rollen vi tar. På samma sätt fungerar det åt andra hållet: är ni en eventbyrå som behöver någon som håller i deltagarledet, gör vi det bakom ert namn.
Vad det kostar
Samordning prissätts per uppdrag, eftersom skillnaden mellan hundra deltagare på en ort och tolvhundra över ett helt land är för stor för en prislista. Vi går igenom omfattningen med er, vilka parter som ska hanteras och hur mycket som ligger hos oss, och lämnar ett fast pris innan något börjar. Inga påslag på hotell eller resor, de faktureras precis som de skulle gjort utan oss.
Själva eventplattformen har däremot öppna priser, och de står utskrivna med räkneexempel på prissidan. Samordningen läggs ovanpå det.
Fast pris efter genomgång
Berätta hur många ni är, var de kommer ifrån och vilka parter som ska hållas ihop, så räknar vi på det. Plattformen börjar på 17 800 kr per event, samordningen offereras separat.
Vanliga frågor om eventsamordning
Bokar ni flygbiljetterna åt oss?
Nej, vi säljer inga resor. Flygen bokas av en resebokningsfirma, antingen den ni redan har avtal med eller en vi föreslår. Vi sköter all kontakt med dem: samlar in resesätt och önskemål från deltagarna, för över underlaget och tar alla följdfrågor som kommer efteråt. Ni slipper alltså arbetet utan att avtalet flyttar.
Vem svarar när en deltagare hör av sig?
Vi gör det. Alla frågor om hotellrum, avgångstider, kost, medföljande och praktiska detaljer går till oss, och deltagaren får svar samma vardag. Det är den delen som brukar äta mest tid hos HR, eftersom frågorna kommer utspridda över flera veckor och nästan aldrig i det formulär man skickat ut.
Fördelar ni verkligen rummen, eller bara skickar listan vidare?
Vi fördelar dem. Vem som bor på vilket hotell, vem som delar rum, vilka som behöver checka in tidigt och vilka som stannar en extra natt. Hotellen får färdiga listor från oss, och ändringar som kommer sent tar vi direkt med hotellet i stället för att skicka tillbaka dem till er.
Måste vi använda er eventplattform för att ni ska samordna?
I praktiken ja, och det är därför uppdraget går att göra till ett rimligt pris. Samordning ur andras kalkylark blir ett detektivarbete vid varje ändring. Ligger anmälan, resan, rummet och kosten på samma deltagare i samma system räcker en person långt, och det är den skillnaden ni betalar för.
Kan ni jobba mot vår eventbyrå i stället för mot oss?
Ja. Vi sköter deltagarledet och kommunikationen medan eventbyrån gör kvällen, och vi har inga synpunkter på vem som äger kundrelationen. Är ni eventbyrå och vill ha det bakom ert eget namn fungerar det också, då syns vi inte utåt alls.
Hur snabbt kan ni komma in i ett event som redan är påbörjat?
Åt JYSK hade vi fyra veckor från start till fest, med anmälan, resor och hotell inräknat. Det går alltså, men ju tidigare vi kommer in desto mindre behöver flyttas över från det som redan börjat i mejl och kalkylark. Har anmälningarna redan samlats in tar vi in dem i systemet.
Vad händer med deltagaruppgifterna efteråt?
De ligger kvar hos er i plattformen och kan användas när nästa event planeras, tills ni väljer att rensa dem. Vi säljer aldrig vidare någon uppgift och lämnar inte ut mer till hotell, resebolag eller eventfirma än vad de behöver för sin del av uppdraget.
Tar ni påslag på hotell och resor?
Nej. Hotellnätter och biljetter faktureras precis som de skulle gjort om ni bokat själva. Vi tar betalt för samordningen, till ett fast pris som är känt innan arbetet börjar.
Berätta hur ert event ser ut, så säger vi vad vi kan ta
Hur många ni är, var de kommer ifrån, om det blir hotellnätter och vilka parter som redan är inkopplade. Vi säger rakt ut vad som är värt att lägga hos oss och vad ni gör bäst själva, och lämnar ett fast pris på det.
Ska vi titta på ert event?
Boka ett kostnadsfritt möte så går vi igenom upplägget och visar plattformen live på ert eget event.
- Svar inom 24 timmar
- Första mötet är kostnadsfritt
- Ni ser produkten, inte en säljbild
Kostnadsfri demo
Vi sätter upp ert event i plattformen och går igenom det över video. Ni får se anmälan, bord och utskick med era egna förutsättningar, inte en färdig säljbild.
Boka demoTrettio minuter, inga förpliktelser.