Digital inbjudan till personalfest och kickoff som samlar in svaren
Ni skriver inbjudan en gång. Varje medarbetare får ett eget mejl med sin egen länk till en sida som visar när, var och vad som händer, och där svaret lämnas direkt. Sidan finns på svenska, norska, engelska, finska och danska.
- Ingen appgästen öppnar en länk
- Ändras när som helstäven samma dag
När inbjudan låter som allt annat som skickas internt
En personalfest börjar sällan med festen. Den börjar med ett mejl som ska ut till alla, och det mejlet kan lätt låta precis som resten av internkommunikationen. Ämnesrad med ett datum, en bifogad fil, en uppmaning att svara till någon senast en viss dag. Sedan kommer svaren i tråden, en del hamnar hos fel person, en del uteblir och följs upp muntligt i fikarummet i stället. Inbjudan blir en administrativ punkt att beta av, i stället för det den var tänkt att vara.
Så skickas en digital inbjudan
Ta fram gästlistan
Deltagarna importeras från fil i admin, eller läggs till en och en. Ni kan ladda ner en färdig mall som byggs ur ert eget events fält, och filer sparade från Excel fungerar direkt. Det är den listan utskicket utgår från.
Skriv inbjudan
Ni fyller på med tid, plats, program och den text ni vill att mottagaren ska läsa. Egna texter kan översättas med AI-översättning i admin, så att inbjudan finns på alla de språk ni valt för eventet.
Skicka ut
Utskicket går till hela listan, men varje mottagare får sitt eget mejl med sin egen länk. Svaret som lämnas hänger ihop med personen, inte med en tråd i inkorgen.
Följ upp
Den som inte svarat får en påminnelse automatiskt, och ni kan när som helst mejla just gruppen som inte svarat. När placeringen vid borden ska sättas tar sidan om bordsplacering vid.
Inbjudan i mobilen och påminnelserna som sköter sig själva
Gästen får en personlig länk i mejlet och svarar direkt på sidan. De som inte svarat får en påminnelse automatiskt, som mejl eller SMS.
Det här följer med en digital inbjudan
En personlig länk per person
Mejlet går till hela listan, men länken hör bara till en mottagare. Den leder till en sida med tid, plats och program, och där lämnas anmälan.
Inbjudan i telefonen
Gästens sida kan läggas på hemskärmen. Då får den eventets namn och ikon och ligger kvar bland de andra ikonerna fram till festen.
Fem språk att välja mellan
Gästens sida finns på svenska, norska, engelska, finska och danska. Ni väljer per event vilka språk gästerna kan växla mellan, och texter ni skriver själva kan översättas i admin.
Påminnelser till dem som inte svarat
Påminnelser går ut automatiskt till dem som inte svarat än, som mejl eller som SMS, och ni bestämmer själva hur långt före sista anmälningsdag de ska gå: 2 veckor, 1 vecka, 5 dagar eller 1 dag. Har ni lång framförhållning kan ni lägga in egna datum. Utskicken körs på en fast daglig rutin, så klockslaget väljer ni inte. Sista svarsdatum visas på gästens sida.
Respektive får en egen sida
Medföljande läggs till som egen deltagare med egen länk och egen sida. Kost, allergier och övriga svar fylls i där, av personen själv.
Utskick till hela gruppen eller en del av den
Ni kan mejla alla, bara de anmälda, bara de som inte svarat, eller en enskild deltagarkategori. Pushnotiser går också att skicka till mobilen.
JYSK samlade 1 200 deltagare på sin årsfest
JYSK samlade 1 200 deltagare på sin årsfest. Läs om JYSK:s årsfest.
Digital inbjudan i stället för kort och mallar
Söker man på inbjudan till personalfest möts man mest av tryckerier och färdiga kortmallar. Det fungerar utmärkt om målet är något att sätta upp i fikarummet, men det löser bara halva uppgiften. Ett kort talar om att festen finns. Det säger ingenting om vem som kommer, vem som är vegetarian, vem som behöver hotellrum och vem som tar med sin respektive.
En digital inbjudan gör båda delarna. Den ser ut som en inbjudan, med er logga, era färger och en bild som sätter tonen, men varje mottagare får sin egen länk. När gästen svarar landar svaret direkt på rätt person i deltagarlistan, och ni ser läget i realtid i stället för att räkna i en mejltråd. Ni slipper alltså både designjobbet i ett ordbehandlingsprogram och avstämningen i ett kalkylark, och gästen slipper leta efter vem hen ska svara till.
Skillnaden märks tydligast efter att svaret är lämnat. En inbjudan som var ett kort eller ett mejl är förbrukad i samma stund som någon svarat ja, och sedan börjar frågorna: vad var klädkoden, går det buss hem, vilket bord sitter jag vid. En digital inbjudan slutar inte där, utan blir gästens egen sida fram till och under kvällen. Samma länk som var inbjudan bär sedan biljetten, programmet, bordsnumret och den praktiska informationen, och ändrar ni något ser gästen den senaste versionen utan att ni behöver skicka ut något nytt. Den som ångrar sig öppnar sin länk och ändrar sitt svar själv, i stället för att mejla en person i festkommittén som får föra in det för hand.
Till personalfest, kickoff och konferens
Samma digitala inbjudan används till hela årets interna kalender. Till personalfesten och julbordet handlar frågorna om kost, medföljande och om man tar bussen hem. Till kickoffen tillkommer resesätt och hotellrum, och ofta ska olika kontor få olika information i samma utskick. Till konferensen behöver deltagarna se ett program, ibland ett personligt schema om alla inte går på samma pass.
Ni bygger inte om något mellan gångerna. Frågorna sätts per event, deltagarkategorier styr vilka frågor och vilken text varje grupp möter, och nästa år duplicerar ni fjolårets event och byter datum och deltagare. Inbjudan till julbordet har dessutom en egen sida om anmälan till julbord, och hur svaren blir en lista står under digital gästlista.
Vanliga frågor om digital inbjudan
Hur får medarbetarna inbjudan?
Via mejl. Varje person får ett eget mejl med en personlig länk till sin sida, där inbjudan står och där anmälan lämnas.
Kan inbjudan gå ut på flera språk?
Ja. Gästens sida finns på svenska, norska, engelska, finska och danska, och ni väljer per event vilka språk gästerna kan växla mellan. Texter ni skriver själva kan översättas med AI-översättning i admin.
Kan vi se hur inbjudan ser ut innan den går ut?
Ja. Ni kan öppna gästens vy och läsa inbjudan precis som mottagaren kommer att se den i mobilen, innan utskicket startar.
Kan chefen bjuda in någon som inte finns i personallistan?
Ja. Ni lägger till personen i admin och hen får sin egen länk på samma sätt som alla andra.
Kan olika grupper få olika inbjudan?
Ja. Med deltagarkategorier styr ni vad olika grupper ser, och en kategori kan ha sin egen anmälningslänk. Hur frågorna sätts upp beskrivs på sidan om anmälningsformuläret.
Ta en pratstund innan inbjudan går ut
Berätta om festen ni planerar så visar vi hur utskicket går till och hur gästens sida ser ut i telefonen. Ni kan sätta upp inbjudan själva eller låta oss göra det åt er, och vad det kostar ser ni på prissidan.
Ska vi titta på ert event?
Boka ett kostnadsfritt möte så går vi igenom upplägget och visar plattformen live på ert eget event.
- Svar inom 24 timmar
- Första mötet är kostnadsfritt
- Ni ser produkten, inte en säljbild
Kostnadsfri demo
Vi sätter upp ert event i plattformen och går igenom det över video. Ni får se anmälan, bord och utskick med era egna förutsättningar, inte en färdig säljbild.
Boka demoTrettio minuter, inga förpliktelser.