Anmälan till julbordet, samlad på ett ställe
En dokumentmall funkar fint för att skriva själva inbjudan. Den funkar sämre när svaren ska tillbaka. Här går inbjudan ut med en personlig länk till varje gäst, svaren landar i samma lista, antalet uppdateras medan de kommer in och specialkosten blir ett underlag ni kan skicka vidare till köket.
Anmälan
Jag kommer
Gästens anmälan
Restaurangen vill ha ett slutgiltigt antal. Och kostlistan.
Julbordet börjar oftast i ett dokument. Texten skrivs, datumet sätts, inbjudan går ut. Sedan kommer svaren tillbaka lite hur som helst. En del svarar i mejlet, andra i chatten, någon säger det i korridoren och resten säger ingenting alls. Samtidigt hör restaurangen av sig och vill ha ett antal att planera efter, plus en lista på allergier och specialkost i god tid före kvällen. Då sitter ni och räknar i en mejltråd som blivit alldeles för lång, jämför med personallistan och försöker minnas vem som svarade var. Veckan innan ändrar sig fler, och räkningen börjar om från början.
Så går det till från utskick till underlag
Samla ihop personalen
Importera personalen från fil eller lägg till någon enstaka för hand. Ska olika avdelningar eller butiker se olika saker kan de ligga i egna deltagarkategorier.
Skicka inbjudan
Varje gäst får ett mejl med sin egen länk som leder rakt in på hens sida. Sidan går att lägga på hemskärmen och får då julbordets namn och ikon.
Svaren landar i listan
Gästen svarar kommer eller kommer inte, skriver in kost och allergier i fritext och anmäler eventuell medföljande. Sista svarsdatum står i gästens vy, och de som inte svarat får automatiska påminnelser.
Ta ut underlaget
När det är dags att prata med restaurangen har ni aktuellt antal i listan och en kostrapport med allergier som laddas ner som fil och kan skickas vidare till köket.
Det som spelar roll när kvällen närmar sig
Antalet syns medan svaren kommer in
Listan visar vilka som svarat att de kommer, vilka som tackat nej och vilka som inte svarat än. Ni behöver inte räkna ihop något själva för att veta var ni ligger just nu.
Kostlistan blir en fil
Kost och allergier skrivs i fritext av gästen själv och samlas i en kostrapport. Den laddar ni ner och skickar till köket, i stället för att sammanställa den i efterhand. Hur hela kostflödet fungerar står på sidan om kost och allergier.
Sista svarsdatum står hos gästen
På gästens sida syns när svaret behövs. Anmälan stängs inte automatiskt den dagen, så den som svarar sent hamnar ändå i samma lista som alla andra.
Påminnelser till dem som inte svarat
Påminnelserna går ut automatiskt till dem som fortfarande är obesvarade. Utskicken sköts av en fast daglig rutin, så ni behöver inte bevaka listan själva.
Respektive anmäls också
Medföljande får en egen sida med egen länk och svarar på sina egna frågor, inklusive kost. Alltihop hänger ihop med den som bjöd in.
Svenska, norska och engelska
Har ni personal i flera länder finns inbjudan och gästsidan på tre språk. Egna texter kan översättas med AI direkt i admin.
Anmälan till julfesten, inte bara julbordet
På många arbetsplatser är julbordet en del av en större julfest, med fördrink före maten och fest efteråt. Upplägget är detsamma: varje gäst får sin personliga länk, lämnar sitt OSA till julfesten i mobilen och kan ändra sitt svar via samma länk. Vilka frågor gästerna ska få väljer ni själva, och hur de byggs upp kan ni läsa om på sidan om anmälningsformuläret.
Ska sällskapet sitta till bords sätter ni platserna i samma system, så att varje gäst ser sitt bordsnummer på sin egen sida. Hur det fungerar står på sidan om bordsplacering på företagsfest.
1 200
JYSK samlade 1 200 deltagare på sin årsfest
Plattformen är byggd av oss på ECHO Media. JYSK samlade 1 200 deltagare på sin årsfest, och hela caset om JYSK:s årsfest finns att läsa här.
Vanliga frågor
När behöver vi ha svaren inne?
Ni sätter själva ett sista svarsdatum, och det visas för gästen som svara senast det datumet. Anmälan stängs inte automatiskt när datumet passerat, så den som är sent ute kan fortfarande svara och hamnar i samma lista. Datumet är alltså en tydlig markering mot gästerna, inte en spärr.
Vad gör vi med dem som inte har svarat?
De som inte svarat får automatiska påminnelser. Utskicken går på en fast daglig rutin, så det är inget ni behöver hålla reda på, men ni väljer inte klockslag själva. Vill ni skriva något eget kan ni mejla just segmentet som inte svarat, utan att störa dem som redan är anmälda.
Hur får restaurangen kostlistan?
Gästerna skriver sin kost och sina allergier i fritext när de anmäler sig. Det samlas i en kostrapport som ni laddar ner som fil och skickar vidare till köket. Kommer det in fler svar efteråt tar ni helt enkelt ut rapporten igen.
Hur sent kan vi ta emot anmälningar innan restaurangen behöver antalet?
Det bestämmer ni tillsammans med restaurangen. I plattformen syns aktuellt antal hela tiden, så ni kan lämna en preliminär siffra tidigt och ta ut en ny lista när det närmar sig.
Vi har redan skrivit inbjudan i ett dokument, måste vi göra om den?
Nej, texten kan ni ta med er. Det som byter plats är insamlingen. I stället för att svaren kommer tillbaka i mejl och chatt går inbjudan ut med en personlig länk, och svaret hamnar direkt på rätt person i deltagarlistan.
Vill ni se hur det ser ut för gästen?
Boka ett samtal så går vi igenom hur er inbjudan till julbordet skulle se ut, vilka svar ni behöver få in och hur underlaget till restaurangen faller ut. Vad det kostar ser ni på prissidan.