Ett internt system som ersatte tio Excelark hos en bilhandlare i Luleå

Tio anställda och tio olika Excelark

Eriksson & Robertsson Bil säljer bilar och har egen verkstad på två anläggningar i Luleå, Midgårdsvägen och Björsbyn. Ungefär tio anställda och 80 bilar i lager.

Vi hade redan byggt deras hemsida. Det caset finns här.

Verkstadens bokningar låg i Excel och på papperslappar, säljarnas att göra-listor likaså. Ingen kunde se vad någon annan höll på med utan att fråga.

Saluskyltarna till bilrutorna gjordes i en Word-mall. Någon på kontoret hade dessutom byggt en egen variant i ChatGPT. Varje skylt tog omkring tio minuter och blev lite olika varje gång, beroende på vem som satt vid datorn.

Billagret matades in för hand, trots att alla bilar redan låg annonserade på Bytbil. Samma uppgifter, två gånger, med de stavfel som följer av det.

Och kunder som bokat verkstadstid ringdes upp manuellt, när någon kom ihåg det. Annars kom de inte.

• Bokningar i Excel och på papper, osynliga för alla utom den som skrev dem
• Tio minuter per saluskylt, och olika resultat varje gång
• 80 bilar inmatade för hand trots att de redan låg på Bytbil
• Förfrågningar från hemsidan som mejl, de som hamnade långt ner blev aldrig ringda
• Garantiförsäljningen i ett eget ark, med säljtävlingen handritad i kolumn H
• Vems däck som stod på vilken hylla gick bara att svara på genom att gå ut i förrådet

Ett system i stället, byggt för telefonen på gården

Systemet ligger på en egen adress med inloggning per person. Det är byggt för att användas i mobilen ute bland bilarna lika mycket som på kontorsskärmen.

Åtta av tio vyer visar samma bil i olika skeden, så allt hänger på en fordonstabell med regnumret som nyckel. Skriv fyra tecken var som helst i systemet så dyker rätt bil upp med bild, årsmodell och mätarställning. Annars hade regnumret knappats in sex gånger.

Fyra vyer, sju statusar och en spärr som vägrar dubbelboka samma mekaniker.

Finansieringen räknas med annuitet och restvärde. Skylten blir alltid exakt en A4.

Det som händer av sig självt

Det här är delen som märks mest i vardagen, för ingen behöver göra något för att det ska hända.

Lagret hämtas varje timme

Hela billagret hålls uppdaterat från Bytbil utan en enda manuell inmatning. Sålda bilar markeras som sålda av sig själva. Varje körning loggas, och startsidan säger när lagret senast uppdaterades.

Formulären landar direkt i systemet

Systemet avgör själv om det är en verkstadsbokning, någon som vill sälja sin bil, ett garantiärende eller en köpare. Följer ett regnummer med från en bilannons slås rätt bil upp i lagret.

Sms dagen före besöket

Påminnelsen går ut på en inställd timme. Mallen har platshållare, förhandsvisning och en teckenräknare som varnar när texten blir två sms. Ett testläge skickar allt till ett eget nummer tills mallen sitter.

Städning varje natt

Gamla hanterade förfrågningar gallras och papperskorgen töms. Bokföringsmaterial ligger kvar i 30 dagar innan det försvinner, så ett felklick inte kostar ett kvitto.

Systemet avgör själv om det är verkstad, köp, sälj eller garanti.

Går ut automatiskt dagen före, i stället för att någon ringer runt.

Det här ligger i systemet

Listan är inte komplett, men den visar spännvidden. Allt från kalendern mekanikerna öppnar först på morgonen till underlaget ekonomiansvarig skickar vidare till bokföringen.

• Bokningskalender i fyra vyer med sju statusar
• Dubbelbokningsspärr per mekaniker
• Beläggning per dag och Fullbokad-märkning
• Reservdelar med uttagslogg och miniminivå
• Att göra-listor per säljare och en gemensam
• Leads, inköpstips och leveranser med checklista
• Kvitton och utlägg fotade med mobilen
• Fakturarad som skapas när jobbet bockas klart
• Uttag till bokföringen som zip med lista och foton
• Saluskylt som alltid blir exakt en A4
• Finansiering med annuitet, restvärde och effektiv ränta
• Däckhotell med skick, hyllplats och foton
• Garantiregister med 12 månader eller 1 500 mil
• Garantiärenden med mätare mot takbeloppet
• Säljmål för laget och en liga per säljare
• Förfrågningar från hemsidan som sorterad inkorg

Byggt runt hur ni jobbar

Vi utvecklar allt själva, in house och från grunden. Det betyder att systemet är format efter hur Eriksson & Robertsson faktiskt arbetar, inte efter vad en färdig produkt råkar kunna.

Ingen licensavgift per användare. Ingen modul ni betalar för men aldrig öppnar. Behöver något fungera på ett annat sätt bygger vi om det, i stället för att ni får vänta på att en leverantör ska prioritera er.

Systemet fungerar lika bra i telefonen ute bland bilarna som på kontorsskärmen. Det är där en verkstad faktiskt lever.

• Tio arkblev ett system
• 10 minblev under 1 min per saluskylt
• Nollmanuell inmatning av lagret

Lever ert företag i tio olika Excelark?

Då känner ni antagligen igen er. Ett skräddarsytt verksamhetssystem behöver inte vara ett år av kravspecar och möten. Det börjar i det som faktiskt tar tid varje dag: bokningen som ingen hittar, listan som bara en person förstår, uppgiften som skrivs in två gånger.

Vi bygger interna system åt företag i Luleå och övriga Norrbotten, och jobbar lika gärna med kunder längre söderut. Berätta hur ni jobbar i dag så säger vi vad som går att bygga bort. Hör av dig.